Czy to od upoważnionego przedstawiciela, czy od pacjenta, abstrakt medyczny zlokalizuje i pobierze informacje z odpowiedniej dokumentacji medycznej oraz przygotuje te dane do przedstawienia wnioskodawcy. Specjalistyczna wiedza na temat terminologii medycznej i dogłębna znajomość procedur medycznych mają kluczowe znaczenie w pracy i są stosowane w czterech głównych obszarach: przetwarzanie wniosków, wydobywanie informacji, ulepszanie procesów i śledzenie powiązanych rachunków. Ponadto, aby dokładnie i zgodnie z ustalonymi procedurami organizacyjnymi i wymogami prawnymi spełniać takie prośby, wymagane jest zwracanie uwagi na szczegóły. Pracownicy lub kontrahenci pracujący na takim stanowisku będą na co dzień wykorzystywać silne umiejętności organizacyjne i wielozadaniowość. Ponadto, oprócz skutecznego radzenia sobie ze stresującymi warunkami, może od czasu do czasu mieć do czynienia z irracjonalnym proszącym.
Priorytetyzacja i przetwarzanie wniosków o informacje to dwa zadania wykonywane regularnie przez abstrakta medycznego. Wymaga to wykorzystania informacji uzyskanych od wnioskodawcy i porównania tych informacji z odpowiednią dokumentacją medyczną w celu zapewnienia dokładności i ustalonego priorytetu. Korzystając z ustalonych procesów i procedur organizacyjnych, określi priorytet wniosków i dopilnuje, aby odpowiednie dane i wymagane podpisy towarzyszyły wnioskowi, a w sytuacjach awaryjnych niezwłocznie je rozpatrzy. Ponadto może on natychmiast skontaktować się z pacjentami i/lub upoważnionymi przedstawicielami po wykryciu jakichkolwiek problemów związanych z otrzymanym wnioskiem, w celu przyspieszenia procesu.
Pozyskiwanie wymaganych informacji w celu spełnienia prośby jest centralną częścią pracy abstrakta medycznego. Podczas tego procesu może uzyskać dostęp do danych medycznych z różnych źródeł, w tym zarówno nośników cyfrowych, jak i fizycznych kopii. Po pobraniu i zweryfikowaniu wymaganych informacji, abstrakt medyczny zwykle dokumentuje wniosek, często w internetowej bazie danych w celu śledzenia. Część tego procesu może obejmować przygotowywanie faktur na wnioski wymagające zapłaty.
Wymagane jest również udokumentowanie realizacji żądania, które zwykle służy dwóm celom: udowodnieniu prawidłowości procedur do celów prawnych oraz zapewnieniu sprawnego przebiegu procesu. Kontrola jakości ma kluczowe znaczenie dla tego procesu raportowania w celu zidentyfikowania możliwości poprawy i/lub zgodności. Nakreślenie wymaganych zasobów i przekazanie tych ustaleń władzom i audytorom wewnętrznym pomaga ułatwić realizację zalecanych usprawnień.
Fakturowanie i pobieranie płatności od wnioskodawcy może być również częścią opisu stanowiska abstrakta medycznego. Odpowiadając na opóźnienia lub zaniedbania płatności, może również wysyłać pisemne przypomnienia i przekazywać ustne przypomnienia dotyczące należnych płatności. Zapewnienie wnioskodawcy akceptowanych metod płatności i praca nad zabezpieczeniem tej płatności jest czasami częścią obowiązku abstrakta medycznego.