Procesor dokumentów obsługuje przychodzące dokumenty i wprowadzanie danych, aby zapewnić płynne działanie operacji. Z procesorów dokumentów korzystają m.in. instytucje finansowe, kancelarie prawne, firmy ubezpieczeniowe i służby zdrowia. Na stanowiska w tej dziedzinie nie jest wymagane żadne specjalne szkolenie, chyba że ludzie są zainteresowani zaawansowanymi rolami nadzorczymi. Niektórzy pracodawcy mogą wymagać od przełożonych stopni naukowych lub specjalnych certyfikatów, aby mogli wykonywać swoją pracę bardziej efektywnie, podczas gdy inni mogą promować doświadczony personel bez specjalnego przeszkolenia.
Gdy dokumenty docierają na miejsce, procesor dokumentów sprawdza je, aby upewnić się, że są dokładne i kompletne. Jeśli tak nie jest, można je odesłać do pierwotnego klienta lub członka personelu. Na przykład w banku urzędnik ds. kredytów jest odpowiedzialny za przekazanie kompletnego pakietu pożyczki. Jeśli brakuje dokumentów lub są one niedokładne, procesor dokumentów może zwrócić je do urzędnika ds. pożyczek w celu rozwiązania problemu przed kontynuowaniem procesu składania wniosku o pożyczkę.
Kompletne dokumenty można wprowadzać do baz danych, ręcznie przenosząc informacje lub skanując je. Podmioty przetwarzające dokumenty przechowują oryginały, korzystając z firmowego systemu archiwizacji i upewniając się, że plik cyfrowy zawiera uwagi dotyczące fizycznej lokalizacji, lub niszcz je po sporządzeniu legalnie dopuszczalnych faksów. Po zweryfikowaniu wszystkich informacji, procesor dokumentów może wprowadzić je do systemu do użytku przez inny personel. Ludzie mogą odszukać fizyczne dokumenty w celach informacyjnych lub przejrzeć zapisy cyfrowe, aby zebrać informacje wspierające działania, takie jak inicjowanie płatności ubezpieczeniowych lub potwierdzanie statusu klienta w kancelarii prawnej.
Ta praca wymaga komfortu i znajomości systemów archiwizacji, obsługi wrażliwych materiałów i pracy z bazami danych. Niektóre podmioty przetwarzające dokumenty przechodzą specjalne szkolenie w zakresie obsługi takich zadań, jak naliczanie opłat za usługi medyczne i kodowanie lub wstępny przegląd wniosków o kredyt hipoteczny. Inni koncentrują się na wprowadzaniu i przechowywaniu danych i mogą nie potrzebować specjalnych umiejętności. Możliwości interakcji z klientem są zwykle ograniczone dla podmiotu przetwarzającego dokumenty, chyba że ma on za zadanie skontaktowanie się z klientami w celu poproszenia ich o zajęcie się niekompletnymi dokumentami.
Środowisko pracy jest zazwyczaj podobne do większości biur. Procesory dokumentów mogą spędzać wiele godzin przed komputerem i muszą być w stanie poradzić sobie z pewnym zginaniem i podnoszeniem, aby uzyskać dostęp do zapisów. Przerwy są zwykle ułożone w ciągu dnia, a praca może być bardziej samodzielna, ponieważ ludzie nie potrzebują bezpośredniego nadzoru przez cały czas podczas wykonywania podstawowych zadań związanych z przetwarzaniem dokumentów. Osoby zainteresowane rolami kierowniczymi mogą potrzebować dodatkowych szkoleń lub certyfikacji, a także wykazać się kompetencjami i chęcią uczenia się w miejscu pracy.