Asystent administracyjny na poziomie podstawowym to profesjonalista, który pomaga w bardziej podstawowych obowiązkach administracji biurowej. Asystent administracyjny na poziomie podstawowym jest zwykle jednym z co najmniej dwóch pracowników administracyjnych w biurze i zajmuje się większością zadań administracyjnych, które mogą być zaplanowane i koordynowane przez starszego pracownika administracyjnego. Asystent ten może również pełnić funkcję recepcjonisty organizacji, witania gości i odbierania połączeń przychodzących, a także przedstawiciela obsługi klienta lub pracownika wprowadzania danych, zapewniając podstawowe wsparcie administracyjne dla organizacji.
Gdy większość ogłoszeń o pracę odnosi się do podstawowych obowiązków administracyjnych, zazwyczaj obejmują one takie zadania, jak otwieranie i dystrybucja poczty, drukowanie, sortowanie i kopiowanie dokumentów, segregowanie i pisanie. Asystent administracyjny na poziomie podstawowym jest również zazwyczaj pracownikiem odpowiedzialnym za zamawianie napojów na spotkania, które mogą obejmować zamawianie i odbieranie obiadów lub przygotowywanie kawy i herbaty. Załatwianie sprawunków, odbieranie materiałów biurowych i inne obowiązki stażystów mogą być również częścią podstawowego stanowiska asystenta administracyjnego.
Jedną z głównych funkcji asystenta administracyjnego na poziomie podstawowym jest zapewnianie wsparcia innym specjalistom administracyjnym w biurze, takim jak kierownicy biura, starsi asystenci administracyjni lub asystenci wykonawczy. Może to oznaczać pomoc w inwentaryzacji materiałów biurowych i składaniu zamówień na dostawy, pomoc w planowaniu wydarzeń i koordynacji dla specjalnych funkcji oraz przygotowywaniu specjalnych dokumentów lub pakietów firmowych. Podczas gdy starszy pracownik administracyjny jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji i treść materiałów administracyjnych, często zleca przygotowanie materiałów asystentowi administracyjnemu na poziomie podstawowym.
Tytuł asystenta administracyjnego na poziomie podstawowym może być również używany jako szerszy termin do opisania stanowisk, takich jak recepcjonista, przedstawiciel obsługi klienta, urzędnik ds. dokumentów lub urzędnik ds. wprowadzania danych, jeśli stanowisko wymaga niskiego poziomu przeszkolenia i specjalistycznych umiejętności. Chociaż większość stanowisk na poziomie podstawowym nie wymaga dużego wcześniejszego doświadczenia zawodowego lub szkolenia, konkurencyjny charakter poszukiwania pracy może oznaczać, że ktoś, kto ma te kwalifikacje, może mieć przewagę konkurencyjną w zapewnieniu pracy asystenta administracyjnego na poziomie podstawowym. Tytuł na poziomie podstawowym oznacza również możliwość rozwoju w organizacji, na przykład awans na wyższe stanowisko administracyjne.