Księga zakupów to ewidencja prowadzona przez firmę do celów księgowych wszystkich dokonanych płatności i pieniędzy, które są obecnie należne wierzycielom. Celem tego jest prowadzenie dokładnych rejestrów i bycie świadomym, ile pieniędzy jest należnych w danym momencie. W przeszłości księgi zakupów były prowadzone ręcznie, ale obecnie większość dużych firm korzysta z skomputeryzowanych ksiąg do prowadzenia ewidencji. Często księga zakupów zawiera indywidualne konta dla każdego dostawcy biznesowego wraz z saldem należnym każdemu.
Prowadzenie udanego biznesu wymaga starannego prowadzenia ewidencji, ponieważ płatności i wpłaty następują w często szalonym tempie każdego dnia. Firma, która traci kontrolę nad wpływami i wydatkami tych pieniędzy, ryzykuje, że zabraknie jej, gdy nadejdzie czas na spłatę swoich długów. Z tego powodu księga zakupów jest prowadzona w celu śledzenia zarówno dokonanych płatności, jak i pieniędzy należnych tym, którzy dostarczają firmie towary i usługi.
Firmy zazwyczaj nawiązują relacje z dostawcami w oparciu o kredyt, co oznacza, że żadna płatność nie zmienia właściciela w momencie zakupu, ale pieniądze są należne dostawcom, aby zostały wypłacone w późniejszym terminie. Wiedza o tym, ile pieniędzy należy się każdemu dostawcy, jest koniecznością, a księga zakupów rozwiązuje ten problem. Każdy indywidualny dostawca jest zwykle reprezentowany w księdze księgowej za pomocą własnego konta, w którym rejestrowane są dokonane zakupy, wszelkie płatności dokonane przez firmę za te zakupy oraz saldo należności wobec dostawcy.
Rozsądne jest, aby firmy regularnie aktualizowały swoją księgę zakupów, aby uważnie obserwować, ile pieniędzy jest należnych wierzycielom. Ponadto niezbędny jest łatwy w obsłudze system prowadzenia dokumentacji, aby zamieszanie nie skutkowało wypłacaniem zbyt małej lub nawet zbyt dużej kwoty dostawcom w określonym czasie. Można to osiągnąć, numerując każdy zakup i płatność, aby można je było łatwo zlokalizować i zidentyfikować.
Cała ta rejestracja została znacznie ułatwiona dla firm dzięki postępowi w technologii komputerowej. Łatwo dostępne jest oprogramowanie, które zasadniczo działa jak cyfrowa księga zakupów, w której płatności i zakupy są rejestrowane za pomocą kilku prostych naciśnięć klawiszy. Nawet jeśli firma skomputeryzowała ewidencję płatności i zakupów, nadal musi starannie aktualizować wpisy, aby jej rejestry nie stały się datowane.