Firmy używają oprogramowania do monitorowania pracowników z centralnym komputerem, aby zobaczyć, co robią pracownicy. Dzięki temu menedżerowie i administratorzy mogą sprawdzić produktywność pracowników i dowiedzieć się, czy pracownicy robią coś niezgodnego z polityką firmy. Niektóre z typowych zdarzeń, które można monitorować za pomocą oprogramowania do monitorowania pracowników, to wysyłane i odbierane wiadomości e-mail, korzystanie z aplikacji i dokumentów, historia witryny internetowej, naciśnięcia klawiszy i funkcja uważności. Instalując oprogramowanie w sieci, administrator będzie mógł podciągnąć i sprawdzić dowolny komputer w sieci ze swojego komputera.
Korzystanie z oprogramowania do monitorowania pracowników jest powszechne w wielu firmach, zwłaszcza tych, w których pracownicy spędzają większość czasu przy komputerze. Korzystanie z tego oprogramowania pozwala pracownikom wiedzieć, że nie mogą się zwolnić, a menedżerowie wiedzą, którzy pracownicy nie są produktywni. Aby zapewnić produktywność i upewnić się, że pracownik nie postępuje wbrew polityce firmy, sprawdzanych jest kilka zdarzeń.
E-maile są jednym z najczęściej sprawdzanych zdarzeń, ponieważ e-maile są często wysyłane przez serwer firmy. Dzięki oprogramowaniu do monitorowania pracowników administrator może sprawdzić wszystkie wiadomości e-mail wysyłane i odbierane przez pracownika. Administrator może również przeczytać treść e-maili, aby upewnić się, że wszystkie dotyczą pracy.
Monitorowanie użycia aplikacji i dokumentów umożliwia administratorowi sprawdzanie dowolnych otwieranych programów lub plików. Na przykład, jeśli pracownik gra w grę na komputerze, zostanie ona poddana monitorowaniu aplikacji. Jeśli pracownik patrzy na nieodpowiedni obraz lub otwiera dokumenty, które nie mają nic wspólnego z obecnym zadaniem, funkcja monitorowania dokumentów to przechwyci.
Sprawdzanie historii witryny za pomocą oprogramowania monitorującego pracowników jest podobne do monitorowania aplikacji, ale w szczególności sprawdza przeglądarkę internetową pod kątem odwiedzanych witryn. Niektórzy pracownicy woleliby zamiast pracy surfować po stronach z grami i portalami społecznościowymi, co powoduje duży deficyt produktywności. Administratorzy mogą sprawdzać i rejestrować wszelką aktywność internetową każdego pracownika.
Monitorowanie naciśnięć klawiszy pozwala administratorowi odczytać każdy naciśnięty klawisz i każdą wiadomość napisaną przez pracownika. Zwykle jest to uciążliwe dla administratora, a często łatwiej jest uzyskać te same informacje poprzez monitorowanie stron internetowych i dokumentów. Jednocześnie monitorowanie naciśnięć klawiszy pozwoli administratorowi dokładnie wiedzieć, co pisze pracownik, niezależnie od tego, co robi.
Jeśli komputer wydaje się nie być używany, administrator może wyświetlić wyskakujące okienko na komputerze pracownika, aby monitorować czujność. Celem tego okna jest to, że pracownik ma w nie kliknąć w krótkim czasie. Jeśli nie, oznacza to, że pracownik może nie zwracać uwagi lub śpi.