Im bardziej firma się rozwija i im więcej ma pracowników, tym większe jest jej zapotrzebowanie na zarządzanie potrzebami pracowników. Jednym z najskuteczniejszych i najbardziej zaawansowanych technologicznie sposobów zaspokojenia tej potrzeby jest wykorzystanie oprogramowania do obsługi personelu.
Mówiąc najprościej, oprogramowanie do obsługi personelu to jedna lub seria aplikacji, które automatyzują wiele zadań biurowych i/lub księgowych wykonywanych wcześniej przez utalentowane i opiekuńcze ręce. Takie rzeczy, jak rozliczenia czasu pracy, wypłaty, wnioski urlopowe i faktury mogą być przetwarzane za pomocą oprogramowania do obsługi personelu. Pozwolenie komputerowi na wykonywanie tych zadań nie tylko przyspiesza ich wykonywanie – biorąc pod uwagę naturalną zdolność komputera do wykonywania wielu zadań do n-tego stopnia – ale także uwalnia ludzi, którzy wcześniej robili te rzeczy, do innych zadań. Jest to ważny sposób, aby firmy mogły iść do przodu, ponieważ technologia pomaga im wygospodarować więcej czasu na nowe wyzwania.
Dostępne jest również oprogramowanie do obsługi personelu innego rodzaju: niektóre aplikacje umożliwiają pracownikom bardziej efektywne zarządzanie ich codziennymi czynnościami. To oprogramowanie do obsługi personelu koncentruje się bardziej na osobach i może zarządzać spotkaniami i listami rzeczy do zrobienia, śledzić dane klientów i kontaktów oraz ustawiać alarmy i przypomnienia o ważnych czynnościach, takich jak spotkania i połączenia konferencyjne. W tym przypadku oprogramowanie do obsługi personelu zastępuje sekretarkę. W efekcie komputer jest sekretarką.
Podstawową korzyścią oprogramowania do obsługi personelu jest tworzenie elektronicznego rejestru wszystkich działań, które obsługuje. Zamiast polegać na systemie dokumentów, plików, folderów i szafek na dokumenty, pracownicy mogą zamiast tego polegać na wirtualnych odpowiednikach, zasilanych przez komputery i serwery oraz systemy kopii zapasowych, które łącznie zajmują znacznie mniej miejsca i wymagają znacznie mniej wysiłku w utrzymaniu niż ich fizyczne -światowe odpowiedniki. Dopóki pracownicy ustanowią odpowiednie metody śledzenia i przechowywania informacji, znalezienie faktury wystawionej mniej więcej 20 lat temu jest tylko kilka kliknięć myszą — daleko od przeszukiwania stosów papieru w zakurzonych pudełkach w piwnicy lub magazynie.
Jednak bardzo niewiele miejsc pracy jest pozbawionych papieru, mimo że z pewnością mogą one korzystać z postępu technologicznego, który mamy dzisiaj. Wiele osób wykonuje papierowe kopie faktur, rachunków, spotkań, notatek ze spotkań i innych cyfrowych zapisów swojego codziennego świata. Liczbę stron można jednak zmniejszyć dzięki oprogramowaniu do obsługi personelu.
Jedną z wad oprogramowania do obsługi personelu jest to, że w wielu przypadkach nie jest ono całkowicie mobilne. Profesjonaliści, którzy często podróżują i polegają na swoich telefonach komórkowych, laptopach i osobistych asystentach cyfrowych (PDA) w celu prowadzenia interesów, mogą znaleźć się w trudnej sytuacji z powodu braku oprogramowania do obsługi personelu podczas podróży. Smartfony mogą w pewnym stopniu rozwiązać ten problem, ponieważ mogą uruchamiać mobilne wersje popularnych aplikacji, w tym niektóre wersje oprogramowania do obsługi personelu. Telefony te mogą również oferować funkcje przeglądania sieci Web, umożliwiając pracownikom mobilnym dostęp do oprogramowania do obsługi personelu opartego na sieci Web.