Oprogramowanie do obsługi płac może być wykorzystywane do standaryzacji sposobu, w jaki firma zajmuje się obliczaniem i przetwarzaniem swojej listy płac. Może służyć nie tylko do naliczania pieniędzy należnych pracownikom, ale także do łatwego prowadzenia dokładnej ewidencji. Zasadniczo programy te mogą pomóc w usprawnieniu całego procesu, dzięki czemu przetwarzanie listy płac jest mniej czasochłonne i uciążliwe.
Niektóre firmy decydują się na outsourcing swoich wymagań płacowych i chociaż jest to realna alternatywa, wiele firm uważa, że prowadzenie przetwarzania we własnym zakresie za pomocą oprogramowania jest bardziej praktyczne. Takie postępowanie zapewnia wysoki poziom elastyczności, dając firmom możliwość stosunkowo łatwego wprowadzania zmian i prowadzenia ewidencji zgodnie z ich unikalnymi potrzebami. Nawet takie rzeczy, jak zwrot kosztów pracownikom, mogą być łatwiejsze, gdy używane jest oprogramowanie do obsługi płac.
Istnieje wiele rodzajów programów płacowych do wyboru. Niektóre pakiety oprogramowania umożliwiają użytkownikom drukowanie czeków lub płacenie pracownikom za pomocą wpłaty bezpośredniej. Inne są w stanie wchodzić w interakcję z plikami zasobów ludzkich, umożliwiając użytkownikowi wykonywanie zadań związanych z listą płac bez wprowadzania istotnych informacji o zasobach ludzkich do nowej aplikacji.
Oprogramowanie Payroll może być używane do szybkiego obliczania niezbędnych odliczeń regionalnych, stanowych lub krajowych. Zamiast wykonywać takie obliczenia ręcznie i ryzykować niefortunnymi błędami, użytkownik może pozwolić programowi na obsługę matematyki. Wiele aplikacji może nawet obsługiwać ważne formularze sezonów podatkowych, pomagając firmom upewnić się, że ich pracownicy otrzymają W-2 na czas.
Niektóre firmy decydują się na używanie tego oprogramowania w połączeniu z profesjonalnymi usługami płacowymi. Firma może zdecydować się na użycie oprogramowania do obsługi informacji i raportów, których zewnętrzna usługa może potrzebować do przetworzenia listy płac firmy. Korzystanie z programu zmniejsza ryzyko błędu ludzkiego lub czegoś złego w okresie rozliczeniowym, nawet jeśli ważny pracownik administracyjny zachoruje pod koniec okresu rozliczeniowego. Oprogramowanie może być używane do automatycznego wysyłania odpowiednich informacji do usługi płacowej, odciążając personel administracyjny, aby uzyskać raporty płacowe na czas.
Wybierając oprogramowanie do obsługi płac, firmy powinny pamiętać, że nie wszystkie programy są sobie równe. Niektóre oferują większą elastyczność niż inne, a ponieważ potrzeba zmian może pojawić się nieoczekiwanie, kupujący mogą uznać, że lepiej jest kupić oprogramowanie o najwyższym możliwym poziomie dostosowania.