Potwierdzenie zgłoszenia jest oficjalnym dowodem daty i ewentualnie godziny przedstawienia dokumentu do przetworzenia w sądzie lub agencji rządowej. Ilekroć dokument musi zostać przedłożony urzędowemu podmiotowi w terminie i przekroczenie tego terminu będzie skutkować odmową korzyści lub karą, potwierdzenie złożenia zapewnia osobie zagrożonej namacalny dowód zgodności. Ten rodzaj paragonu jest wykorzystywany w różnych okolicznościach zarówno dla osób fizycznych, jak i podmiotów gospodarczych.
Zazwyczaj pokwitowanie zgłoszenia to kartka papieru, która jest opieczętowana godziną i datą przez podmiot przyjmujący dokument lub wypełniona odręcznie i podpisana przez upoważnioną osobę, która otrzymała dokument. Służy jako oficjalny dowód statusu zgłoszenia i nie może być kwestionowany przez inne okoliczności, takie jak twierdzenie agencji, że zgłoszenia nigdy nie dokonano lub że nie można znaleźć dokumentów. Wiele zobowiązań, które wymagają składania dokumentów, jest wrażliwych na terminy, a ta kartka papieru może zapobiec zamieszaniu administracyjnemu i szkodliwym konsekwencjom.
W Stanach Zjednoczonych firmy rejestrują się u sekretarza stanu, wypełniając dokumenty i uiszczając opłatę. Urząd wystawia pokwitowanie zgłoszenia, które określa datę wejścia w życie zgłoszenia. Jest to data oficjalnego rozpoczęcia działalności firmy. Jeśli właściciel firmy zostanie pozwany, data rozpoczęcia oficjalnego funkcjonowania firmy jako niezależnego podmiotu może określić, czy właściciel ponosi osobistą odpowiedzialność za szkody.
Rejestracje własności intelektualnej we wszystkich hrabstwach korzystają z pewnego rodzaju systemu kwitów zgłoszenia, aby ustalić, kto pierwszy w czasie, aby uzyskać prawa wynikające z prawa. Jeśli dana osoba tworzy dzieło artystyczne lub wynalazek, jego prawa często zależą od rejestracji rządowej. Potwierdzenie zgłoszenia określa, kiedy przedmiot został zarejestrowany, aby można było rozstrzygnąć spór lub kwestię naruszenia, jeśli istnieje konkurencyjne roszczenie.
Potwierdzenie złożenia zeznania podatkowego to kolejny przykład, który jest istotny zarówno dla osób fizycznych, jak i firm. Przekroczenie terminu podatkowego często wiąże się z poważnymi sankcjami i karami. Biurokracja otaczająca administrację podatkową sprawia, że zgłoszenie może w każdej chwili zostać utracone w systemie. Na przykład w Stanach Zjednoczonych złożenie zeznania podatkowego na poczcie jest uważane za doręczenie do rządu, a każdy dowód nadania wystawiony przez urzędnika pocztowego jest uważany za oficjalny pokwitowanie zgłoszenia.
Urzędnicy sądowi wystawiają również pokwitowania, gdy strony wnoszą pisma procesowe w terminie. Wiele sądów pieczętuje pismo datą i godziną wpłynięcia zamiast osobnej kartki. Strona procesowa zachowuje kopię wniosku z pieczęcią sądu jako dowód przestrzegania dat granicznych.