Zarządzanie częściami zamiennymi to utrzymywanie kluczowych części zamiennych w strategicznych lokalizacjach, tak aby były one dostępne w razie potrzeby. Decyzje o tym, które części przechowywać w magazynie i gdzie je przechowywać, wymagają dokładnej oceny bieżących i przyszłych potrzeb. W niektórych przypadkach bardziej opłacalne może być zamówienie części, gdy jest ona potrzebna, podczas gdy w innych konieczne jest posiadanie części zamiennej pod ręką, aby zapobiec przestojom w przypadku awarii lub problemów.
Jednym z ważnych aspektów zarządzania częściami zamiennymi jest dobra kontrola zapasów. Zakład, który utrzymuje części zamienne, potrzebuje dobrze zorganizowanej powierzchni magazynowej ze szczegółowym i dokładnym spisem obecnych części. Ponieważ personel korzysta z części zamiennych, musi rejestrować swoje działania. Umożliwi to kontrolerowi inwentaryzacji ponowne zamówienie części w razie potrzeby lub rozważenie oceny elementu wyposażenia, jeśli nadal ulega awarii i wymaga usług naprawczych.
Personel podejmujący decyzje o tym, które części należy mieć pod ręką, może ważyć wiele czynników. Jednym z aspektów zarządzania częściami zamiennymi jest ich dostępność. Jeśli firma wie, że zawsze może otrzymać część w ciągu czterech godzin, na przykład dlatego, że dystrybutor zobowiązuje się do przechowywania jej w magazynie, nie ma powodu, aby utrzymywać ją z innymi częściami zamiennymi. W przypadku wątpliwości dotyczących czasu potrzebnego na dostawę lub nietypowych części, które mogą być niedostępne, gdy firma ich potrzebuje, należy zachować część zapasową. Podobnie, jeśli przestój będzie bardzo kosztowny, firma potrzebuje zapasowego. Niektóre części mogą stracić ważność lub ulec uszkodzeniu podczas przechowywania i nie należy ich przechowywać w magazynie, chyba że firma wie, że będzie ich używać.
Zadowolenie klienta jest kluczowym elementem zarządzania częściami zamiennymi. Firmy muszą określić, czy posiadanie części w magazynie przyniesie korzyści w postaci krótszych terminów realizacji i mniejszego ryzyka przestojów, które uzasadniałyby koszty magazynowania, kontroli zapasów i tak dalej. W przypadku niektórych firm części zamienne mogą nie mieć znaczącego wpływu na zadowolenie klienta, a w razie potrzeby bardziej opłacalne będzie zamówienie sprzętu zastępczego.
Zarządzanie częściami zamiennymi dotyczy nie tylko fabryk i dużych firm. Może wystąpić również na poziomie gospodarstwa domowego. Wiele gospodarstw domowych przechowuje takie rzeczy, jak żarówki, śruby, podkładki i inne podstawowe materiały, aby wykonać szybkie naprawy, gdy coś się zepsuje. Te części zamienne zajmą miejsce, ale ich posiadanie może być bardzo wygodne.