Co to są rachunki pomocnicze?

Konta pomocnicze to konta powiązane z tak zwaną księgą pomocniczą. Konta te zazwyczaj reprezentują indywidualne konta klientów i służą do rejestrowania wszystkich transakcji związanych z każdym z tych klientów. Przy prawidłowym zarządzaniu suma konsolidacji kont pomocniczych zarejestrowanych w ewidencji księgowej będzie idealnie zrównoważona z saldem na koncie kontrolnym księgi głównej.

Funkcja kont pomocniczych jest ważna dla niemal każdego rodzaju działalności, która zapewnia warunki płatności swojej bazie klientów. Na przykład przedsiębiorstwo użyteczności publicznej świadczy usługi rozliczane co miesiąc. Klient lub abonent ma wtedy określony czas na zapłacenie miesięcznego rachunku bez naliczania opłat lub prowizji za zwłokę.

W celu śledzenia wykorzystania i działalności płatniczej każdego klienta usług użyteczności publicznej, firma utworzy konto pomocnicze dla tego klienta w ewidencji księgowej. Każdy z rachunków pomocniczych zawiera pełną informację o wszystkich klientach, w tym numer rachunku przypisany do każdego klienta indywidualnego. W momencie wystawiania rachunku dla każdego klienta, ta kwota faktury jest księgowana na koncie wraz z numerem faktury i datą wystawienia. Po przekazaniu płatności za tę fakturę jest ona księgowana na koncie, zmniejszając należne saldo.

Zbiorcza działalność na rachunkach pomocniczych jest również odzwierciedlana na koncie kontrolnym prowadzonym jako część księgi głównej. Gdy wystawiane są faktury, są one księgowane nie tylko na kontach pomocniczych, ale także w obszarze Rozrachunki z dostawcami księgi. Płatności dokonywane przez klientów są księgowane w obszarze Należności w księdze oraz na własnym koncie pomocniczym klienta. Zakładając, że wszystkie niezbędne księgowania są dokonywane terminowo. Takie podejście pomaga utrzymać równowagę ksiąg rachunkowych przez cały czas, jednocześnie ułatwiając pobieranie informacji o koncie i historii każdego klienta.

Dzięki zastosowaniu oprogramowania księgowego proces księgowania na konto kontrolne w księdze głównej, a także księgowania na konta pomocnicze klientów jest znacznie łatwiejszy niż w przeszłości. Często oprogramowanie księgowe jest skonfigurowane tak, aby umożliwić wprowadzanie danych na jednym ekranie. Stamtąd oprogramowanie rejestruje jednocześnie wpis zarówno na koncie kontrolnym, jak i na koncie pomocniczym klienta indywidualnego. Takie podejście może pomóc wyeliminować problemy, takie jak księgowanie na koncie klienta, ale zapominanie o księgowaniu na koncie kontrolnym księgi głównej lub odwrotnie.