Firmy, które muszą zarządzać dużą liczbą pojazdów, często zatrudniają menedżera floty. Osoba ta może być odpowiedzialna za wysłanie pojazdów do pracowników na początku zmiany i dopilnowanie, aby zostały one zwrócone zgodnie z planem. Inną częścią tej pracy może być mycie i czyszczenie pojazdów lub planowanie rutynowej konserwacji. W razie wypadku osoba ta może zostać wezwana do złożenia wniosku o odszkodowanie z tytułu ubezpieczenia i uzyskania kosztorysu naprawy.
Jedną z rzeczy, która jest zwykle zawarta w opisie pracy menedżera floty, jest wysyłanie pojazdów. Ta osoba może zostać wezwana do wypisania pojazdów pracownikom, którzy muszą wykorzystać ten zasób. Mógł to zrobić, wpisując numer pojazdu, nazwisko kierowcy i czas do specjalnej bazy danych. Kierownik czasami wybiera pojazd dla pracownika, ale w niektórych przypadkach może przydzielić pracownika do jednego na stałe.
Pojazdy muszą być utrzymywane w czystości, więc jednym z obowiązków menedżera floty może być sprzątanie. Kierownik może myć i odkurzać samochody lub nadzorować za to odpowiedzialną załogę. Może zaplanować to czyszczenie, które będzie wykonywane na zasadzie rotacji lub może to być wykonane za każdym razem, gdy pojazdy są zwracane z wysyłki.
Firmy muszą upewnić się, że ich pojazdy są odpowiednio konserwowane, aby zapewnić ich płynną pracę. Oznacza to, że menedżer floty może zaplanować regularne usługi, takie jak wymiana oleju i rotacja opon. Niektóre firmy wykonują te prace na miejscu, inne zlecają te usługi na zewnątrz. Jeśli konserwacja jest zlecana na zewnątrz, kierownik ten może utrzymywać relacje z mechanikami i negocjować z nimi warunki umowy.
W przypadku, gdy pracownik ulegnie wypadkowi w pojeździe służbowym, istnieje wiele zgłoszeń, które trzeba będzie złożyć. Jednym z obowiązków menedżera floty może być uzyskanie raportów policyjnych z wypadku i złożenie ich do przewoźnika ubezpieczeniowego. Jeśli pojazd wymaga naprawy, kierownik może zostać poproszony o wizytę w lokalnych warsztatach blacharskich w celu uzyskania szacunków.
Osoby, które pracują na tym stanowisku, często muszą nadzorować pracowników, więc jednym z wymagań menedżera floty jest zwykle doświadczenie menedżerskie. Dyplom ukończenia szkoły średniej jest generalnie wszystkim potrzebnym wykształceniem, ale pomocny może być również stopień naukowy współpracownika z zarządzania biznesem. W wielu firmach wymagana jest czysta historia jazdy, ponieważ osoba ta może być zmuszona do regularnej obsługi pojazdów firmowych.