Specjaliści księgowi są integralną częścią działów finansowo-księgowych firmy. Osoba w roli specjalisty ds. księgowości będzie odpowiedzialna za obsługę należności i zobowiązań. Osoba fizyczna może również zarządzać kontem księgi głównej, wprowadzać faktury do systemu płatności, księgować płatności na konta klientów i przetwarzać płatności na rzecz dostawców.
Chociaż procesy w dziale księgowości lub finansów mogą się różnić, jednym z elementów, który jest zwykle spójny, jest zapotrzebowanie działu na przetwarzanie i otrzymywanie płatności oraz zarządzanie nimi. Specjaliści księgowi znajdują się w centrum zarządzania finansami firmy. W miarę napływania płatności za produkty i usługi specjalista ds. księgowości zastosuje te płatności do odpowiedniego konta. W małych firmach i przedsiębiorstwach osoba pełniąca tę rolę może również uzupełniać depozyty bankowe w ramach obowiązków na kontach z odbiorcami.
Podobnie jak w przypadku należności, zobowiązania z tytułu kont muszą być odpowiednio przetwarzane i rozliczane. Wypłacane pieniądze są zazwyczaj potrącane z rachunków operacyjnych lub finansowych firmy. Specjalista ds. księgowości może również aplikować i uzgadniać płatności w ramach konta księgi głównej firmy. Ważne jest, aby otrzymane i wypłacone pieniądze były dokładnie rejestrowane i zgłaszane. Przepływy pieniężne z konta księgi głównej firmy służą do aktualizacji i tworzenia rachunków zysków i strat firmy oraz bilansów.
Specjalista ds. księgowości powinien być biegły w przetwarzaniu faktur. Płatności do i od dostawców są rejestrowane zgodnie z używanym systemem zarządzania płatnościami i protokołem ustalonym przez firmę. Zadaniem specjalisty ds. rachunkowości będzie naliczanie płatności na rachunki dostawców oraz zapewnienie przetwarzania i ewidencjonowania rozliczonych czeków. Dostawcy, którzy są opłacani cyklicznie, często wymagają ustanowienia zamówienia zakupu. Specjalista ds. księgowości może konfigurować i zarządzać płatnościami za zamówienia zakupu obecnym dostawcom i innym usługodawcom.
Zapisy księgowe służą do rejestrowania transakcji księgowych. Specjalista ds. księgowości będzie odpowiedzialny za prowadzenie zapisów księgowych dla czynności księgowych zobowiązań i należności. Powszechną praktyką biznesową jest rozliczanie zapisów na koniec każdego miesiąca oraz na koniec roku obrotowego. Wpisy dokonywane przez specjalistę ds. księgowości do księgi głównej muszą być precyzyjne, aby rozliczenie dokładnie odzwierciedlało historię płatności i stany konta firmy.
Aby pracować jako specjalista ds. rachunkowości, kandydat powinien mieć dyplom ukończenia szkoły średniej lub równoważny. Powinien mieć również doświadczenie w pracy w dziale księgowości; doświadczenie to powinno obejmować przetwarzanie płatności, należności, należności i uzgadnianie płatności. Niezbędna jest również umiejętność obsługi komputera, ponieważ duża część pracy wykonywanej przez specjalistę ds. rachunkowości jest wykonywana przy użyciu skomputeryzowanego oprogramowania księgowego.