Należności to kwoty należne firmie w postaci niezapłaconych faktur lub innych długów. Najlepsze wskazówki dotyczące rejestrowania transakcji na kontach z odbiorcami pomagają firmie odzyskać wszystkie należne pieniądze tak szybko, jak to możliwe. Terminowe i spójne przetwarzanie wraz z weryfikacją krzyżową wpisów zapisanych w różnych księgach pomaga zapewnić dokładność i zapewnić aktualne kwoty należności. Korzystanie z księgi rachunkowej lub oprogramowania księgowego do ewidencjonowania należności to dobry sposób, aby być na bieżąco z najnowszymi informacjami. Zlecenie na zewnątrz zadania ewidencji należności to opcja dla tych, którzy nie mają czasu lub personelu do ich obsługi.
Zawsze zapisuj sprzedaż i transakcje gotówkowe w odpowiednim dzienniku, gdy tylko się pojawią. W tym dzienniku cała sprzedaż jest rejestrowana w kolumnie kredytu, a wszystkie dokonane płatności są rejestrowane w kolumnie debet. Na koniec każdego dnia kwoty sprzedaży wymienione w kolumnie kredytowej dziennika będą zapisywane w oddzielnej księdze należności; tę metodę należy stosować również pod koniec każdego miesiąca. Rejestrowanie należności w ten sposób zapewnia dokładny zapis tego, co jest należne zarówno firmie, jak i klientowi.
Prowadzenie księgi należności to kolejna dobra wskazówka, która pomaga zachować dokładność w rejestrowaniu transakcji na kontach z odbiorcami. Poszczególne wpisy klientów dokonane w dzienniku sprzedaży i wpływów gotówkowych powinny być księgowane w księgach klientów na koniec każdego dnia. W przypadku ręcznego rejestrowania tych transakcji wszystkie te księgi należności powinny być przechowywane w tym samym segregatorze. W przypadku korzystania z oprogramowania do rejestrowania należności, transakcje te będą rejestrowane automatycznie. Korzystanie z jednego z wielu dostępnych programów księgowych jest dobrym sposobem na kontrolowanie transakcji należności bez żmudnego rejestrowania i uzgadniania między księgami.
Inną możliwością dokładnego i terminowego ewidencjonowania rozrachunków z należnościami jest powierzenie tego zadania firmie lub organizacji specjalizującej się w obsłudze obowiązków księgowych. Firmy te zajmują się wszystkimi żmudnymi zadaniami związanymi z rejestracją i regularnie dostarczają raporty. Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzić każdą firmę księgową lub księgową, zanim umożliwisz im dostęp do poufnych informacji. Skonsultuj się z lokalnymi organizacjami biznesowymi, takimi jak Better Business Bureau, i poproś innych ludzi biznesu, aby polecili rzetelną i uczciwą firmę.