Zarządzanie zasobami IT to zarządzanie wszystkimi zasobami technologii informacyjnej dla firmy lub organizacji. Zasoby informatyczne odnoszą się zarówno do sprzętu, jak i oprogramowania używanego przez organizacje do prowadzenia działalności. Te aktywa firmy mogą obejmować sprzęt komputerowy, sprzęt mobilny, sprzęt cyfrowy i aplikacje. Właściwe rozliczanie aktywów biznesowych jest podstawowym zadaniem dla firm i organizacji, ale śledzenie aktywów może być trudne. Opracowując proces zarządzania majątkiem IT, firmy powinny podjąć następujące kroki: przeprowadzić dokładną inwentaryzację, przeprowadzić przegląd planowania kapitałowego, wykorzystać oprogramowanie do zarządzania aktywami i dokonać przeglądu samego procesu zarządzania aktywami IT.
Jednym z pierwszych kroków w zarządzaniu zasobami IT jest określenie, jakie zasoby posiada firma lub organizacja. Najlepszym sposobem wykonania tego kroku jest przeprowadzenie dokładnej inwentaryzacji wszystkich istotnych zasobów IT. Firmy zazwyczaj śledzą następujący sprzęt: serwery, komputery, laptopy, monitory, drukarki, faksy i skanery. Jeśli chodzi o inwentaryzację oprogramowania, firma powinna rejestrować posiadane aplikacje oraz liczbę licencji związanych z każdym programem. Najłatwiejszym sposobem inwentaryzacji tych pozycji jest przypisanie każdemu zasobowi numeru i odnotowanie, gdzie się on znajduje.
Podstawowym celem zarządzania zasobami IT jest monitorowanie zasobów IT organizacji i upewnienie się, że budżet IT organizacji jest mądrze wykorzystywany. Dobrym sposobem na osiągnięcie tego celu jest przeprowadzenie przeglądu planowania kapitałowego. Przegląd ten pomaga w organizacji planowania zakupów dużego sprzętu w celu zastąpienia istniejącego sprzętu, gdy stanie się on przestarzały lub uszkodzony. W ten sposób organizacje mogą powoli wprowadzać nowy sprzęt i rozłożyć koszty na kilka lat, zamiast pochłaniać je wszystkie naraz.
Przeprowadzanie inwentaryzacji i przegląd planowania kapitałowego można ułatwić dzięki oprogramowaniu do zarządzania aktywami. Zamiast utrzymywać inwentarz na papierze lub w arkuszu kalkulacyjnym, organizacje mogą wprowadzać do systemu informacje o inwentarzu. System może śledzić zasoby IT od nabycia do zbycia, a niektóre systemy można skonfigurować tak, aby wykrywały nowy sprzęt lub oprogramowanie dodane do sieci. Ponadto system może śledzić, czy organizacja nie wykorzystuje w pełni lub nadmiernie swoich licencji na oprogramowanie. Organizacje mogą obniżyć koszty, nie kupując niewykorzystanych licencji, a także uniknąć kar wynikających z naruszenia umów licencyjnych.
Po każdym cyklu zarządzania zasobami IT warto przejrzeć sam proces zarządzania cyklem. Organizacje mogą zapewnić, że ich proces jest wydajny i śledzić niezbędne zasoby biznesowe. Po kilku cyklach organizacje mogą zauważyć, że nie muszą śledzić niektórych zasobów, ale muszą śledzić inne. Przegląd ten może również ujawnić, że organizacja musi lepiej edukować swoich pracowników w zakresie obsługi sprzętu.