Un raport extern este un termen folosit pentru a se referi la orice tip de raport organizațional care este întocmit având în vedere publicul larg. În mod obișnuit, conținutul găsit în document nu va include informații care sunt considerate proprietare, cu doar date care sunt considerate acceptabile pentru consumul public incluse în raport. Întreprinderile pregătesc de obicei aceste tipuri de rapoarte ca un mijloc de a oferi informații relevante consumatorilor și altora care sunt interesați de operațiunile generale ale companiilor.
Companiile își vor produce, de obicei, propriile rapoarte externe interne, deși este posibil să externalizeze această funcție. Conținutul raportului poate varia, prin aceea că informațiile conținute în document pot fi o privire de ansamblu asupra activității companiei, inclusiv unele date istorice. Alteori, punctul central al raportului extern poate conține informații despre finanțele operațiunii de afaceri. Atunci când este cazul, raportul poate fi întocmit de auditori în scopul expres de a divulga datele către publicul larg. Informațiile financiare care sunt incluse în acest raport de audit extern nu vor conține nimic confidențial, iar toate datele utilizate pentru raport vor fi considerate adecvate pentru eliberarea publică de către proprietarii și operatorii afacerii.
Există mai multe motive pentru care o companie ar alege să pregătească și să elibereze un raport extern. Informațiile sunt considerate publice, făcând posibilă furnizarea de suficiente detalii despre companie și funcționarea acesteia pentru a atrage atenția persoanelor interesate, inclusiv a potențialilor investitori. Rapoartele de acest tip vor conține de obicei date pe care analiștii din industrie le pot folosi pentru a evalua starea actuală a companiei. Nu este neobișnuit ca detaliile obținute dintr-un raport extern să fie folosite ca material sursă pentru un articol sau un profil creat de un scriitor de afaceri.
Deși nu există o modalitate corectă de a pregăti un raport extern, există câteva considerații de bază care pot ajuta la pregătirea unui document coerent și informativ. Informațiile ar trebui să fie aranjate într-o manieră logică, permițând cititorului să urmărească cu ușurință fluxul textului. Orice date care sunt considerate confidențiale sau de proprietate ar trebui să fie omise din text, cu excepția cazului în care există un motiv convingător pentru a include acele informații și este puțin probabil ca acest nivel de dezvăluire să creeze probleme pentru afacere la o dată ulterioară. Majoritatea rapoartelor de acest tip vor fi aranjate pentru a preciza scopul documentului la începutul textului, oferind cititorilor o înțelegere a motivului pentru care lucrarea externă există și ce speră autorii că va realiza.