Un specialist medical lucrează într-un cabinet de asistență medicală, de obicei o clinică sau un cabinet privat, și este însărcinat cu orice număr de sarcini de sprijin. Aceste sarcini pot include gestionarea înregistrărilor, procesarea facturării și asigurărilor, transcrierea și alte sarcini care nu necesită un furnizor de servicii medicale autorizat. Specialistul poate îndeplini multe sarcini diferite, în funcție de dimensiunea biroului. Specialistului i se poate cere să răspundă la telefoane, să întâmpine pacienții și să intervieveze un pacient nou pentru informații de contact.
Funcțiile de gestionare a înregistrărilor și de asistență administrativă efectuate de medicul specialist de birou sunt de obicei similare cu cele ale unui asistent administrativ într-un cadru non-sanătate. Programarea, depunerea și serviciul pentru clienți reprezintă cea mai mare parte a volumului de muncă. Dosarele medicale conțin informații sensibile și confidențiale, iar legile privind divulgarea acestor informații variază de la un loc la altul. Specialistul este obligat să proceseze cererile de informații în condițiile legii.
Un medic specialist va lucra sub supravegherea unui medic într-un cabinet. El sau ea va asista personalul medical în gestionarea fluxului de pacienți prin interacțiunea personală și gestionarea documentelor. Într-un spital, specialiștii medicali lucrează de obicei sub conducerea asistentei medicale, gestionând fișele pacienților și coordonând transportul pacienților către diferite departamente, cum ar fi radiologie sau kinetoterapie. De asemenea, specialistul poate trimite întrebări de la medici și membrii familiei către asistenta corespunzătoare.
Taxele de facturare și codificare sunt esențiale pentru procesarea plăților și îndeplinirea criteriilor de reglementare. Programele de sănătate publică și asigurătorii privați au stabilit un sistem de codificare ca un tip de scurtătură pentru a înregistra diagnosticele și procedurile în evidențele medicale și de facturare. Un specialist în asigurări medicale este responsabil pentru codificarea corectă și depunerea cererilor de rambursare. El sau ea poate fi, de asemenea, responsabil pentru facturarea pacientului pentru costurile care nu sunt acoperite de asigurare.
Dacă cabinetul sau clinica efectuează transcrierea internă, un specialist medical cunoscut sub numele de transcriptor este responsabil pentru preluarea notițelor medicului, verbale sau scrise, și introducerea lor într-o bază de date electronică sau crearea unei copii pe hârtie transcrise. Acesta este un domeniu foarte specializat, deoarece terminologia poate fi destul de complexă. Spitalele și clinicile mari pot angaja specialiști medicali pentru acest loc de muncă în mod direct, dar mulți contractează cu un serviciu. Transcriptorii medicali pot lucra de acasă ca angajat sau ca contractant independent.