Analiza decalajelor de afaceri poate fi utilizată pentru a ajuta la atingerea anumitor obiective. Această analiză include o descriere a situației actuale a companiei și a ceea ce compania își dorește să realizeze în viitor. Diferența dintre aceste două elemente este decalajul. Analiza include pași specifici de acțiune pe care compania trebuie să-i parcurgă pentru a reduce acest decalaj și a-și atinge obiectivele.
De exemplu, Compania X este cel mai mare distribuitor de păpuși din statul New York. Compania X vrea să fie cel mai important distribuitor de păpuși din toate Statele Unite. Compania X finalizează o analiză care ilustrează modul în care a ajuns să fie cel mai mare distribuitor de păpuși din New York. Aceasta ar include o privire de ansamblu asupra fiecărui aspect al afacerii care contribuie la succesul companiei X, inclusiv marketing, contabilitate, tehnologia informației, management și alte departamente.
Compania X ar sublinia apoi avantajele atingerii obiectivului său de a deveni cel mai mare distribuitor din țară. Obiectivele trebuie să fie specifice și măsurabile. În acest caz, compania X va deveni cel mai important distribuitor de păpuși la nivel național în termen de trei ani. Compania X ar studia apoi ce trebuie să facă pentru a ajunge la acest obiectiv. Rezultatul analizei Companiei X ar fi un plan complet, sau un document de analiză a decalajului, care include informații despre cum să deveniți cel mai important distribuitor de păpuși la nivel național.
Analiza poate include o revizuire a documentelor de afaceri, a dosarelor și a informațiilor financiare, precum și interviuri cu membrii personalului din diferite departamente. Odată ce toate informațiile au fost strânse, este creat un raport de analiză a decalajelor. Acest document include de obicei o introducere care precizează scopul analizei și metodele utilizate pentru finalizarea studiului.
Introducerea este de obicei urmată de un rezumat al situației actuale, al obiectivelor pe care compania dorește să le atingă și al planului detaliat pentru atingerea acestor obiective. Acest plan ar include pași de acțiune detaliați pentru fiecare zonă a afacerii, un program de finalizare a fiecărui pas și un buget care subliniază cât va costa planul. Poate fi inclus și un apendice de documente care susțin orice revendicări sau statistici în documentul final.
Următorul pas ar fi ca managementul să aprobe planul de acțiune și bugetul. Dacă este aprobat, planul este pus în aplicare. Urmărirea fiecărui pas este necesară pentru a se asigura că planul rămâne în termen și în buget. Dacă reușește, compania va atinge obiectivul menționat în raportul de analiză a decalajului.
Companiile pot folosi analiza decalajului pentru a atinge obiectivele la nivel de companie sau cele pentru un anumit departament sau zonă. De exemplu, o companie care dorește să reducă costurile generale ar putea finaliza o analiză a deficitului financiar. Sau o firmă care dorește să-și extindă distribuția de produse poate crea o analiză de marketing. Analiza decalajelor poate ajuta companiile să rămână competitive și să măsoare rentabilitatea potențială a unui obiectiv. Acest lucru poate ajuta conducerea și personalul să înțeleagă și să fie entuziasmați de planurile prezentate în analiză.