Carnetele de tranzacționare sunt în esență portofoliile marilor instituții financiare. Acestea conțin informații despre toate valorile mobiliare deținute în prezent de instituție, precum și istoricul oricăror și tuturor tranzacțiilor contabile implicate în cumpărarea și vânzarea valorilor mobiliare înregistrate în contabilitate. Acest lucru le face o resursă relativ simplă care poate fi folosită pentru a urmări rapid orice activitate de investiții realizată de instituție.
Toate tipurile de activitate de investiții sunt incluse în portofoliul de tranzacționare. Acest nivel de detaliu este foarte util atunci când se analizează un tip de tranzacție nouă care va avea un impact asupra activelor băncii sau instituției financiare. În cazul în care banca dorește să ia în considerare stabilirea unui spread bid/ask în legătură cu o posibilă cumpărare sau vânzare, revizuirea detaliilor tranzacției înregistrate în portofoliul de tranzacționare se poate dovedi utilă ca parte a procesului de evaluare a acțiunii propuse. În același mod, informațiile conținute în carte pot arunca o lumină asupra riscului potențial asociat cu o anumită schemă de investiții.
Una dintre funcțiile majore ale oricărei bănci sau instituții financiare este de a face investiții înțelepte, care au șanse mari de a aduce un profit pentru clienții lor. Cartelele de tranzacționare întreținute în mod corespunzător și consultate în mod regulat susțin această funcție prin furnizarea de detalii concise ale tranzacțiilor anterioare. Detaliul din portofoliul de tranzacționare include și informații la minut despre activele deținute în prezent de bancă și astfel ajută la stabilirea bazei pentru activitatea viitoare de tranzacționare.
Este important de reținut că numai activele care sunt autorizate pentru utilizare în strategii active de tranzacționare și investiții sunt incluse în portofoliul de tranzacționare. Alte active care nu sunt considerate autorizate pentru activități de investiții sunt contabilizate într-un alt portofoliu cunoscut sub numele de carte bancară. Aceasta înseamnă că orice titluri de valoare pe care banca intenționează să le păstreze până când ajung la un punct de scadență nu sunt contabilizate în portofoliul de tranzacționare. Evoluția acestor investiții pe termen lung este înregistrată în schimb în cartea bancară.
Ideea de a menține o carte contabilă separată pentru activele care pot fi utilizate în activitatea de investiții și tranzacționare nu se limitează la bănci și alte tipuri de instituții financiare. Investitorii privați folosesc adesea aceeași abordare prin crearea unui registru de tranzacționare special ca parte a evidenței lor financiare generale. Așa cum cartea trasează o linie clară între activele care pot fi utilizate pentru tranzacționare și cele care sunt destinate să fie deținute pe termen lung, o carte de tranzacționare a investitorului poate atinge același obiectiv.