Un birou de pașapoarte este un birou guvernamental care acceptă și procesează cererile de pașapoarte. Procesul diferă ușor între țări, dar în general regulile și modul în care sunt aplicate sunt aceleași. Într-un birou de pașapoarte se acceptă cererea, legitimația și taxele, iar apoi totul este verificat ulterior. În aproximativ șase săptămâni, un pașaport este trimis la domiciliul solicitantului.
Scopul principal al unui birou de pașapoarte este de a accepta cereri, documente și taxe pentru procesare. Procedurile pot varia între țări și chiar între diferite tipuri de birouri din aceeași țară. În Statele Unite există două tipuri de birouri de pașapoarte, inclusiv birouri regionale și birouri de acceptare a pașapoartelor.
Birourile regionale sunt centre mari situate într-un număr limitat de locații în SUA și sunt concepute pentru a oferi servicii complete de pașapoarte. Aceasta include procesarea efectivă a documentelor. Persoanele care au nevoie de pașaport în mai puțin de două săptămâni, care au situații neobișnuite sau nereguli de acte trebuie să meargă la unul dintre aceste birouri. Acolo, personalul are pregătire specială și resurse care îi permit să facă față situațiilor complicate.
Există, de asemenea, mii de birouri de acceptare a pașapoartelor în toată țara. Aceste facilități sunt combinate cu alte birouri guvernamentale, cum ar fi bibliotecile și oficiile poștale, pentru a accelera procesul de solicitare a pașapoartelor. În aceste birouri comune, procedura tipică este ca solicitantul să trimită toate documentele unei persoane din birou care a fost instruită în primirea documentelor de solicitare a pașaportului. Acest tip de birou de pașapoarte face în mod normal puțin mai mult decât să accepte documente, să le verifice cu o listă de documente necesare și să emită o chitanță solicitantului. Prelucrarea se efectuează la oficiul regional.
Într-un birou regional de pașapoarte, documentele sunt preluate, cererile și taxele sunt acceptate, iar toate documentele sunt verificate pentru a fi complete. Persoanele care au probleme cu documentele pot programa o întâlnire cu un lucrător care poate ajuta la rezolvarea unei varietăți de probleme, inclusiv documente lipsă sau documente atipice. În timpul programării la biroul de pașapoarte, solicitantul este asistat în rezolvarea oricăror erori sau omisiuni care ar putea împiedica eliberarea unui pașaport. Uneori, acest lucru necesită ca solicitantul să plece și să se întoarcă cu anumite documente, dar de multe ori problema poate fi rezolvată la fața locului de către agentul de pașapoarte.
După ce partea inițială a procesului este finalizată, personalul din biroul regional de pașapoarte va examina documentele pentru a se asigura că sunt complete și valide. Odată ce totul este stabilit a fi în ordine, un pașaport va fi eliberat și trimis prin poștă solicitantului. Unele birouri regionale pot furniza imediat un card de pașaport pentru a permite călătoria în anumite țări și poate fi folosit în locul unui pașaport.