Software-ul de design de birou acționează în mod similar cu multe produse software de design interior, prin aceea că facilitează crearea ușoară de design și diagrame avansate de birou, precum și permițând funcții de bază relevante pentru sarcinile obișnuite de birou. În loc ca utilizatorii să se bazeze pe abilitățile și regulile lor artistice inerente, software-ul de design de birou conține capacitatea de a lucra din șabloane preexistente. De asemenea, are de obicei capacitatea de a încorpora pictograme și elemente de design obișnuite în doar câțiva pași.
De exemplu, o piesă de software de design de birou foarte respectată și apreciată de critici este SmartDraw 2009. Există șabloane pentru toate tipurile de activități legate de birou, cum ar fi organigrame, diagrame și grafice, planuri de etaj și planuri de peisaj. În cadrul tuturor acestor șabloane, programul oferă capacitatea de a personaliza fiecare șablon conform specificațiilor exacte ale utilizatorului.
Un software bun conține de obicei o bibliotecă profundă de simboluri și pictograme recunoscute în mod obișnuit care apar în mediile de birou și capacitatea de a conecta acele pictograme într-un mod simplu și intuitiv. Pentru a crea un plan de etaj, de exemplu, utilizatorii aleg un simbol, apoi îl plasează în locul potrivit pe document. După alegerea unui al doilea simbol și plasarea acestuia în locația corectă, software-ul creează linii aplicabile, sau „conectori”, care demonstrează interoperabilitatea dintre cele două pictograme.
Pentru a permite crearea mai ușoară și înțelegerea obiectivă a planurilor de etaj, software-ul afișează de obicei parametrii și dimensiunile fiecărei secțiuni a planului. Dimensiunile sunt de obicei personalizabile pentru a reflecta diferite tipuri de măsurători. Software-ul nu măsoară însă doar pereții, ci și suprafața și volumul. Această caracteristică acceptă designerii care doresc să planifice instalarea covoarelor, de exemplu.
Programele mai scumpe adaugă de obicei opțiuni de inserare a mobilierului într-un plan, ceea ce permite amenajări și diagrame mai meticulos organizate. Birourile conțin mai mult decât planuri de etaj, așa că cel mai bun software de proiectare conține de obicei capacitatea de a gestiona alte sarcini, cum ar fi diagramarea operațiunilor de rețea. Analizat și mai departe, software-ul de proiectare de birou poate permite chiar și crearea de diagrame de software de calculator.
Unele programe prezintă, de asemenea, opțiuni relevante pentru sarcinile de birou întâlnite frecvent. Aceasta poate include crearea unei foi de calcul pentru inventar sau diagramarea unei cronologie a proiectului. Aceste caracteristici nu sunt inerente tuturor programelor, dar cele de ultimă generație se potrivesc de obicei cu astfel de progrese.
Software-ul de design de birou poate fi de natură minimalistă, implicând doar sarcini simpliste cerute de designerii începători, sau software-ul poate fi extins, permițând design-uri pentru o multitudine de proiecte și sarcini legate de birou. De obicei, diferența se vede prin preț. Alegerea celui mai bun produs depinde însă în mare măsură de intențiile utilizatorilor. Aspecte simple de birou există în majoritatea software-ului, dar acomodarea sarcinilor suplimentare există doar în produsele mai elaborate.