Atunci când mesajele sunt stocate într-o coadă, acestea sunt parcate în puncte intermitente, numite noduri, până când sunt gata să fie redirecționate către destinatar. Cea mai des folosită formă de așteptare a mesajelor este în poșta electronică, cunoscută mai frecvent ca e-mail. Așezarea în coadă este adesea folosită și la procesarea datelor în rețele.
Într-un sistem de e-mail care pune în coadă mesajele pe serverele sale, destinatarul nu trebuie să recupereze imediat mesajul, deoarece procesul de așteptare a mesajelor pur și simplu organizează sau sortează mesajul în funcție de ordinea în care sunt primite. În cadrul fiecărui nod care parchează mesajul pe sistemul său sau pe serverul său, aplicația pentru e-mail are un punct de conectare sau un punct final care este folosit pentru transmiterea datelor. Orice mesaje sau date anterioare din sistem sunt păstrate până când există mai mult spațiu pe server sau până când mesajele anterioare sunt eliberate de pe server. După acest proces, mesajele curente trec de pe server și ajung la căsuța poștală sau fișierul utilizatorilor finali, iar procesul de așteptare a mesajelor începe din nou.
Coada de mesaje nu permite mesaje de orice lungime sau dimensiune, dar limitează dimensiunea unui singur fișier de date. În general, sistemele de așteptare a mesajelor funcționează intern în cadrul unui sistem de operare. Aplicația este disponibilă numai pentru acel sistem și adesea sunt necesare mai multe servere dacă sunt implicate fișiere mari de date sau dacă există riscuri de securitate pentru utilizatori.
Coada de mesaje are multiple beneficii, în special pentru rețelele care gestionează mai mulți utilizatori sau au ierarhii diferite de importanță sau securitate în cadrul rețelei. În punerea în așteptare a mesajelor, sistemele sunt capabile să comunice între programe, ceea ce le permite utilizatorilor să primească și să trimită mesaje în timp ce alte programe compilează date. De asemenea, punerea în coadă permite utilizatorilor să selecteze ordinea în care un program prelucrează orice informație necesară. Aceasta înseamnă că un utilizator poate pune în coadă un mesaj de mare importanță pentru transmitere înaintea unui fișier care se află deja pe server. Acest lucru este util în special în rețelele cu mai multe niveluri de utilizator și niveluri de securitate diferite ale utilizatorilor.
Un alt beneficiu util al punerii în așteptare a mesajelor este capacitatea utilizatorului de a-și face propriul program mai accesibil pe un sistem alternativ dacă sistemul principal nu este disponibil. Acest lucru s-ar aplica oricărui sistem în care o aplicație poate încetini timpul de răspuns al unui server, făcând astfel necesară și preferată mutarea fișierului pe un server alternativ disponibil. Acest proces nu numai că face disponibil mai mult spațiu pentru fișierele de date, dar are și potențialul de a crește productivitatea și eficiența muncii.