De obicei, avantajele și dezavantajele utilizării software-ului pentru scrisori de intenție depind de calitatea software-ului pe care îl folosește solicitantul de locuri de muncă. Acest lucru nu înseamnă neapărat dacă este o versiune gratuită sau o versiune plătită, dar înseamnă cât de mult efort a depus dezvoltatorul pentru produsul final. Software-ul de calitate pentru scrisori de intenție îl ajută pe un solicitant de locuri de muncă să creeze o scrisoare de intenție care este adaptată personalității, aptitudinilor și calificărilor sale, în timp ce o versiune substandard produce o scrisoare de intenție generică, în cel mai bun caz. Așa cum ar face înainte de a face orice achiziție, solicitantul de locuri de muncă ar trebui să exploreze și să cerceteze diverse tipuri de software înainte de a lua o decizie.
Ca și în cazul majorității tipurilor de produse, inclusiv al software-ului, există diferite tipuri de software pentru scrisori de intenție disponibile. Unele ar putea oferi funcții altele nu. Altele ar putea fi proiectate să funcționeze în moduri în care unii nu sunt. Prin urmare, cel mai simplu mod de a defini acest tip de software este de a-l descrie ca software care ajută un solicitant de locuri de muncă să creeze o scrisoare de intenție. Metodele folosite pentru a crea produsul final depind de software-ul în sine.
Un avantaj evident al utilizării software-ului pentru scrisori de intenție este ajutorul pentru scrierea unei scrisori de intenție oferite de software. Acest tip de software îi ajută pe cei care caută un loc de muncă cu probleme cu care altfel ar putea avea probleme, cum ar fi formatul adecvat al scrisorii de intenție. Unele versiuni ale acestui software oferă utilizatorilor opțiuni pentru a crea o scrisoare de intenție mai personalizată. De exemplu, unele versiuni ale acestui software oferă utilizatorilor opțiuni pentru a introduce informații personalizate care, atunci când scrisoarea este gata pentru a fi formatată, ajută scrisoarea să arate mai mult ca și cum ar fi fost creată de un om și nu de software. Alte avantaje ale utilizării acestui software includ diferitele tipuri suplimentare de servicii oferite de unele versiuni, inclusiv ajutor pentru CV, informații despre panourile de locuri de muncă și integrarea cu alte programe de calculator populare.
În ciuda avantajelor, există anumite dezavantaje în utilizarea software-ului pentru scrisori de intentie. În funcție de calitatea produsului, poate sau nu solicita solicitantului de locuri de muncă să introducă suficiente informații care să personalizeze scrisoarea. Aceasta înseamnă că cel care caută un loc de muncă ar putea ajunge cu o scrisoare de intenție generică în cel mai bun caz și o scrisoare de intenție plictisitoare în cel mai rău caz. Niciuna dintre opțiuni nu este de natură să atragă atenția unui potențial angajator. Cel care caută un loc de muncă are întotdeauna opțiunea de a edita produsul final și de a-l face mai individual pentru personalitatea, obiectivele și calificările sale, dar s-ar putea să nu aibă aceste tipuri de abilități de scriere a scrisorii de intenție dacă a optat pentru utilizarea acestui software.
Înainte de a cumpăra o versiune plătită a acestui software, persoana care caută un loc de muncă ar putea dori să încerce mai întâi software-ul gratuit pentru scrisori de intenție. În funcție de dezvoltator, această versiune gratuită ar putea oferi persoanei care caută un loc de muncă o idee solidă despre ce să se aștepte de la software-ul pentru scrisori de intenție. S-ar putea chiar să găsească o versiune gratuită sau o versiune de probă gratuită, care funcționează suficient de bine încât să nu fie nevoie să cumpere o versiune plătită. În același timp, orice persoană care caută un loc de muncă care se gândește serios să achiziționeze un software pentru scrisori de intenție ar trebui să facă aceleași tipuri de cercetări pe care le-ar face atunci când face orice alt tip de achiziție. Astfel de tipuri de cercetare includ discuțiile cu alții care au folosit software-ul, verificarea recenziilor profesionale ale software-ului și vizitarea forumurilor online în care oamenii și-au postat experiențele cu software-ul.