Planificarea seminarului este procesul de organizare a tuturor activităților necesare desfășurării unui seminar de succes. Astfel de seminarii pot dura câteva ore sau pot dura câteva zile. Sfaturile pentru planificarea eficientă a seminarului includ crearea unui domeniu de lucru clar definit, crearea unui plan de urgență, alegerea cu atenție a furnizorilor, menținerea echilibrului între activități și amintirea de a efectua o revizuire post-eveniment.
Un „sfera de activitate” este un document sau o serie de documente care detaliază toate cerințele unui proiect. Acest tip de document este esențial pentru planificarea eficientă a seminarului, deoarece ajută la prevenirea problemelor și cheltuielilor neașteptate. Un domeniu de activitate pentru un seminar ar trebui să includă cerințele privind spațiul de întâlnire, divertismentul, mesele și tehnologia, precum și cerințele de asigurare și cazare, dacă este necesar. Poate include, de asemenea, informații despre vorbitori și despre cheltuielile și cerințele asociate acestora.
În timp ce un domeniu de activitate cuprinzător poate ajuta la crearea unui eveniment fără probleme, pot apărea probleme neașteptate. O parte adesea trecută cu vederea, dar importantă a planificării seminarului este planificarea de urgență. Acest proces presupune analiza întregului plan, identificarea punctelor cele mai probabile în care ceva ar putea merge prost și dezvoltarea unui plan pentru a face față posibilelor probleme. De exemplu, dacă planul include o cină cu un DJ și un dans, planificatorul ar trebui să pregătească o listă de DJ alternativi într-o gamă de preț similară, astfel încât să fie pregătit în cazul în care DJ-ul contractat nu se încadrează.
Alegerea cu atenție a furnizorilor poate ajuta la multe dintre provocările asociate în mod tradițional cu planificarea seminarelor. Planificatorii ar trebui să compare prețurile și calitatea pentru mai mulți furnizori și ar putea dori să solicite referințe din alegerile lor de top. Pentru vânzători, cum ar fi furnizorii de catering, solicitarea unei dovezi de asigurare de răspundere civilă este, de asemenea, înțeleaptă. Planificatorii de seminarii păstrează adesea o listă a furnizorilor care au avut rezultate bune în trecut, astfel încât să poată folosi acești furnizori pentru evenimente viitoare.
Planificarea eficientă a seminarului necesită, de asemenea, simțul echilibrului. Toate activitățile necesare, cum ar fi cursurile, evenimentele de divertisment și pauzele, ar trebui luate în considerare pentru a utiliza timpul disponibil în mod eficient. Sesiunile de lungă durată ar trebui să includă pauze pentru toaletă sau telefon și ar trebui să aibă loc în imediata apropiere a facilităților necesare. Ar trebui să fie acordat suficient timp între activități pentru a permite participanților să treacă dintr-o zonă în alta fără să piardă nimic.
Planificarea seminarului începe adesea cu analiza post-eveniment a unui seminar anterior. Acest lucru este valabil mai ales pentru evenimentele recurente sau anuale. Analizarea succeselor și eșecurilor unui seminar poate oferi informații valoroase care vor face ca seminariile viitoare să se desfășoare mai bine.