Bazele de date acționează ca un depozit central de informații pe care programele sau serviciile Web autorizate îl pot accesa, adăuga sau modifica. Profesioniștii numiți administratori de baze de date sunt responsabili de configurarea și întreținerea acestor servere software specializate. Instrumentele de administrare a bazei de date sunt programe specializate care le permit să acceseze, să modifice și să actualizeze software-ul și configurațiile bazei de date.
În lumea programării computerelor, un server este un program al cărui scop este de a furniza informații altor componente de software numite clienți. Un server poate rula pe propria sa mașină, pe care clienții o accesează prin Internet sau o rețea locală. Un server poate rula și ca program de fundal pe aceeași mașină cu programele sale client. Software-ul de bază de date rulează ca un server care ascultă pe un anumit port conexiunile de intrare de la programele client care doresc să acceseze informațiile pe care le deține.
Instrumentele de administrare a bazelor de date pe care profesioniștii le folosesc pentru a menține bazele de date în execuție sunt programe separate și nu fac parte din software-ul bazei de date în sine. Administratorii bazelor de date folosesc aceste instrumente pentru a lansa comenzi la care este programată o anumită bucată de software de bază de date, pentru a recunoaște și a răspunde cu o acțiune corespunzătoare. Deși sintaxa exactă pentru aceste comenzi variază între diferitele programe de bază de date, acțiunile care pot fi efectuate folosindu-le includ:
adăugarea și eliminarea acreditărilor pe care programele le pot folosi pentru a se conecta la o anumită bază de date
adăugați baze de date la sau eliminați baze de date de pe server
adăugați sau eliminați tabele individuale dintr-o bază de date
modificați aspectul unui tabel
modifica intrările individuale de date
Aceste programe utilitare pot avea interfețe grafice complete sau pot fi programe terminale bazate pe text. Instrumentele de administrare a bazei de date care utilizează o interfață bazată pe text necesită ca utilizatorul să introducă sintaxa completă pentru fiecare comandă de întreținere. Programele care au o interfață grafică completă permit utilizatorilor să configureze comenzi făcând clic pe butoane și selectând diferite opțiuni, apoi traduc acțiunea în sintaxa necesară pentru o comandă în baza de date.
Instrumentele de administrare a bazelor de date includ, de asemenea, software care permite conectarea de la distanță la un computer și executarea comenzilor sistemului. Acestea sunt necesare atunci când administratorul trebuie să actualizeze software-ul bazei de date care rulează pe o mașină fără monitor sau interfață grafică. Pentru ca un administrator să poată aplica o actualizare, el sau ea trebuie să oprească serverul bazei de date, ceea ce este ca și cum ați părăsi o aplicație care rulează. Software-ul de conectare la distanță permite unui administrator al bazei de date să acceseze computerul pe care rulează baza de date pentru a opri serverul bazei de date, a actualiza software-ul și apoi a reporni software-ul bazei de date.