Există zeci de programe software pentru întâlniri web, dar fiecare are propriile avantaje și dezavantaje. De exemplu, unele programe permit navigarea în comun, suport audio avansat și transferuri de fișiere de la un computer la altul. Totuși, ceva mai important decât caracteristicile funcționale este compatibilitatea cu sistemul de operare. Există programe software pentru întâlniri web pentru
Microsoft®, Linux® și Mac OS®, dintre care unele nu sunt compatibile încrucișate. În cele din urmă, aceste programe pot fi fie gratuite, fie plătite cu taxe unice sau lunare, iar numărul de persoane care utilizează programul este limitat.
Unele tipuri de software pentru întâlniri web au mai multe funcții decât altele. Co-browsing, de exemplu, este o caracteristică populară care permite utilizatorului principal al computerului să facă clic pe un link al site-ului web, iar tuturor participanților la conferință li se afișează rezultatele. Unele programe permit, de asemenea, transferuri de fișiere fără a fi nevoie să tabulați departe de întâlnirea web, deoarece interfața este construită pentru a trimite rapid fișiere. O caracteristică care crește în cerere este compatibilitatea cu telefoanele inteligente, care permite unei persoane să participe la o întâlnire video web prin intermediul telefonului mobil.
Nu toate programele pentru întâlniri web sunt compatibile cu fiecare sistem de operare al computerului. Dacă organizatorul întâlnirii alege un program exclusiv Microsoft®, toate persoanele cu Mac OS® și Linux® sunt excluse de la întâlnire din cauza incompatibilității sistemului. O mulțime de programe software pentru întâlniri online sunt compatibile cu cele mai populare sisteme de operare pentru computere, cum ar fi Adobe Acrobat Connect®, Microsoft Live Meeting® și IBM Lotus Sametime Unyte®.
În timp ce unele programe software pentru întâlniri web sunt disponibile gratuit, multe companii aleg să taxeze pentru serviciu. Uneori taxele sunt structurate astfel încât companiile mici, cu puțini angajați, plătesc mult mai puțin decât companiile care doresc să discute cu sute de oameni. De exemplu, o conferință nelimitată cu 15 persoane ar putea reprezenta o treime din costul unei conferințe cu 100 de persoane. Aceste taxe nu sunt întotdeauna disponibile imediat, iar o cotație personalizată poate fi obținută sunând sau trimițând un e-mail companiei.
Găsirea unui program software pentru întâlniri web ieftin care poate gestiona toate sistemele de operare și are toate caracteristicile dorite poate fi o sarcină descurajantă. În general, un software foarte șlefuit, cu caracteristici bune și o capacitate mare, nu are un cost mic. Acest cost ar putea fi compensat de călătoriile reduse, deoarece compania nu va mai trebui să trimită angajații la sute de mile distanță și să le ramburseze biletele de avion, mâncarea și cazarea.