Instruirea în domeniul achizițiilor este disponibilă de la o gamă largă de colegii și universități comunitare. Achiziția este un alt termen pentru cumpărare sau cumpărare. Este folosit pentru a descrie activitatea de cumpărare în numele unei afaceri sau organizații. Există trei niveluri diferite de instruire în domeniul achizițiilor: procesarea de bază a datelor, analiza achizițiilor și managementul.
Prelucrarea datelor este un domeniu important al formării în domeniul achizițiilor. Marea majoritate a activității de achiziții se realizează cu ajutorul programelor software de calculator. Capacitatea de a introduce corect datele necesare este o parte esențială a procesului de achiziție. Acest tip de instruire în domeniul achizițiilor este disponibil la nivel de comunitate și de colegiu de carieră. Acest curs poate fi axat pe un program software specific sau suficient de general pentru a fi aplicat celor mai frecvent utilizate produse.
Formarea în analiza achizițiilor este disponibilă fie prin intermediul unui program de studii universitare, fie prin intermediul unui program de studii universitare. Analiza datelor este utilizată pentru a determina unde compania sau organizația poate economisi bani sau îmbunătăți procesul de afaceri. Conceptele principale utilizate în acest tip de instruire includ gestionarea și normalizarea datelor, statistici, valori aberante și cuburi de date. Toate aceste abilități pot fi utilizate pentru orice alt tip de management al datelor sau programe de analiză.
Formarea în managementul achizițiilor încorporează atât analiza achizițiilor, cât și raportarea financiară. Formarea necesară pentru o poziție în management este de obicei un program postuniversitar sau un certificat. Aceste programe de un an oferă pregătirea suplimentară necesară în această funcție importantă de afaceri.
În cadrul unei companii mari, toți cei care procesează cererile de achiziție sau comenzile de achiziție sunt de obicei obligați să urmeze cursuri de formare în domeniul achizițiilor. Această instruire este împărțită în trei domenii: politica internă de achiziții, obligațiile financiare și calitatea datelor. Respectarea politicii de achiziții este esențială pentru a evita procese și dispute costisitoare.
Instruirea privind obligațiile financiare legate de activitatea de achiziții este un aspect crucial al bugetării și gestionării numerarului. Firmele mari creează de obicei un buget de cheltuieli pentru diferite produse sau activități. Pregătirea corectă a activității de cumpărare în raport cu acest buget este absolut necesară pentru a urmări corect cheltuielile. Este important să rețineți că o comandă de cumpărare este un contract obligatoriu. Odată ce materialele au fost livrate, clientul este obligat să plătească contravaloarea comenzii de cumpărare. Gestionarea greșită a achizițiilor poate duce la probleme legate de fluxul de numerar și la supraangajarea fondurilor.
Calitatea și integritatea datelor sunt foarte importante într-un sistem de achiziții. Un exemplu folosit în mod obișnuit este crearea de înregistrări principale de furnizor. În mod ideal, este creat un cont de furnizor pentru fiecare furnizor. Toate achizițiile, facturile, încasările de mărfuri, retururile și creditele sunt înregistrate în acest cont de furnizor. Rapoartele pot fi rulate pe cont pentru a determina valoarea totală în dolari a cheltuielilor cu furnizorul pe o perioadă de timp și materialele achiziționate. Dacă sunt create mai multe conturi pentru același furnizor, toate rapoartele sunt incorecte, iar compania va rata oportunitățile de a negocia contracte de prețuri, pe baza unei anumite valori în dolari a activității de achiziție.