Termenul de management al contractelor este folosit de obicei în departamentele de achiziții sau achiziții. Ca parte a responsabilităților departamentului de achiziții, managerul negociază, acceptă și semnează contracte cu furnizorii de bunuri și servicii ale organizației. Managementul contractelor este procesul prin care se asigură că furnizorul respectă termenii contractuali negociați. Deși rolul achizițiilor în procesul de negociere este o parte esențială a unui proces de management al costurilor, managementul contractelor este locul în care economiile reale sunt fie realizate, fie ratate.
Practicile eficiente de gestionare a contractelor au ca rezultat costuri de operare mai mici, servicii eficiente și o poziție de negociere mai puternică în următoarea rundă de negocieri. Gestionarea contractului include asigurarea respectării contractului, acționând ca contact principal pentru problemele legate de servicii și soluționarea disputelor, precum și gestionarea oricăror plăți sau clauze negociate în contract. În general, managementul contractelor poate fi împărțit în trei domenii principale: praguri, reduceri și clauze de performanță.
Pragul este un termen folosit pentru a defini obiectivele specifice de cheltuieli în dolari, tranzacții sau unități achiziționate. Aceste praguri sunt de obicei legate de reducerile în dolari la prețul de achiziție și se bazează adesea pe numărul de comenzi primite într-o anumită perioadă de timp. Ca parte a procesului de negociere, pragurile sunt adesea folosite pentru a solicita reduceri și mai mari decât le-ar oferi furnizorul în mod normal. Pe măsură ce volumul crește, furnizorul are motivația și capacitatea de a reduce prețul, pe măsură ce costurile acestuia scad.
Reducerile sunt folosite ca recompensă sau stimulent pentru furnizor pentru a îndeplini anumite obiective. De exemplu, o brutărie poate negocia să cumpere o anumită cantitate de făină într-o anumită perioadă de timp. Orice solicitări suplimentare, neprogramate, care sunt finalizate într-o anumită perioadă de timp, sunt eligibile pentru o reducere pentru furnizor. Factura este pentru suma standard, dar rabatul este calculat și rambursat furnizorului ca recompensă pentru satisfacerea unei nevoi imediate. Această flexibilitate se găsește adesea în mediile sensibile la timp, în care contractul este pentru un program standard de livrare, dar este necesară o flexibilitate suplimentară pentru a îndeplini cerințele de afaceri.
Clauzele de performanță se bazează pe elemente măsurabile care sunt critice pentru funcționarea afacerii. Clauzele comune se bazează pe livrarea într-un interval de timp specific, facturarea într-un interval de date stabilit, îndeplinirea datelor de referință de livrare și procentul de finalizare pentru proiectele de construcții. Scopul unei clauze de performanță este de a stabili o metodă de măsurare acceptată între furnizor și client. Aceste clauze sunt adesea legate de penalități sau recompense, în funcție de industrie.
Gestionarea eficientă a contractelor implică urmărirea zilnică a activității, managementul performanței și urmărirea cu furnizorul. Numai printr-un proces activ de gestionare a contractului compania poate revendica orice beneficii incluse în contract. Aceste beneficii pot include clauze de eliberare anticipată, reduceri suplimentare de plată și alte penalități.