O bibliotecă electronică de referință este o colecție de informații din diverse surse care este adunată și stocată în formă digitală, permițând accesul la resurse și informații de pe un computer sau alt dispozitiv electronic. Există mai multe motive pentru care ar putea fi folosită o bibliotecă electronică de referință în loc de a stoca cărți și lucrări fizice. Acestea includ spațiu limitat pentru cărți fizice, cerințe pentru accesul de la distanță sau pe scară largă la resurse și actualizări frecvente ale informațiilor care ar fi ineficiente sau impracticabile cu materialele tipărite. Biblioteca electronică de referință ar putea fi găzduită pe un server de computer, permițând accesul la rețea sau la Internet, sau ar putea fi comprimată pe o serie de discuri compacte (CD-uri) pentru utilizare pe un computer personal.
O utilizare pentru o bibliotecă electronică de referință este de a arhiva cărți într-o bibliotecă fizică. Cărțile pot fi scanate digital și stocate fie ca imagini reale ale paginilor, așa cum ar fi de dorit cu manuscrise iluminate, fie scanate și convertite în text obișnuit cu un software de recunoaștere optică a caracterelor. Cărțile pot fi stocate pe un server care este accesibil din interiorul bibliotecii sau din afara acesteia prin Internet. Acest lucru are avantajul de a stoca permanent cărțile fără niciun risc de pierdere, deoarece fișierele digitale nu se vor degrada și nu pot fi pierdute sau furate. De asemenea, poate economisi spațiu într-o bibliotecă și poate oferi informații altor biblioteci printr-o rețea mai mare.
O altă utilizare pentru o bibliotecă electronică de referință este de a oferi acces la documente sau lucrări care sunt actualizate în mod regulat și accesate din mai multe locații diferite de către multe persoane. Având o locație digitală centrală pentru documente, înseamnă că toți cei care folosesc serverul de la distanță vor privi exact aceleași informații. Acest lucru elimină probleme precum actualizarea fizică sau în alt mod a lianților sau a altor materiale tipărite de fiecare dată când se face o modificare, împiedicând actualizările importante să treacă neobservate sau să fie întârziate.
Termenul „biblioteca electronică de referință” este, de asemenea, utilizat comercial pentru a se referi la un CD care conține una sau mai multe versiuni digitale ale cărților. Aceste CD-uri sunt de obicei mai puțin costisitoare decât cumpărarea cărților individuale în formă tipărită. Există mai multe avantaje atât pentru consumator, cât și pentru compania care produce CD-ul de referință. În primul rând, poate economisi spațiu și permite unei persoane să transporte o cantitate mare de informații într-o formă foarte mică și ușoară.
Mai multe colegii și universități folosesc o bibliotecă electronică de referință pentru a păstra documente, cum ar fi lucrări academice și publicații studențești, disponibile pentru studenții și bazele facultăților. Informațiile sunt digitale, deci nu este nevoie de un sistem fizic complex de arhivă sau spațiu pentru stocarea publicațiilor vechi. O bibliotecă electronică de referințe poate permite, de asemenea, căutări detaliate de mii de documente în doar câteva secunde.