O copie pe hârtie este un tip de material potrivit pentru utilizare directă, ceea ce înseamnă că utilizatorul poate citi materialul direct, mai degrabă decât să fie nevoit să-l proceseze printr-un computer sau o altă tehnologie. Cel mai clasic exemplu este materialul tipărit pe hârtie. Multe industrii care lucrează intens cu electronice folosesc termenul, împreună cu altele, pentru a distinge ce tip de media este discutat. Uneori este numită și reproducere permanentă, deoarece nu se schimbă odată ce a fost generată.
Există câteva avantaje pentru o copie pe hârtie. Pentru reproduceri, copiile pe hârtie sunt adesea preferabile versiunilor electronice. De asemenea, poate fi citit de oricine în orice moment, deoarece nu necesită asistență de la dispozitive externe. Documentele importante și oficiale sunt de obicei păstrate în această formă pentru a crea o înregistrare tangibilă a materialului. În plus, o copie pe hârtie nu este supusă defecțiunii unui sistem electronic și, deși poate fi pierdută sau deteriorată fizic, nu poate fi coruptă sau pierdută în același mod în care o poate face un document de computer. Din acest motiv, mulți oameni generează versiuni electronice și tipărite ale materialelor importante, cum ar fi manuscrisele literare.
Există, desigur, și dezavantaje ale suportului de hârtie. Este nevoie de mult mai mult spațiu pentru depozitare, deoarece trebuie făcut loc undeva pentru documentele în acest format. De asemenea, necesită timp personalului pentru stocare, preluare și procesare. Pentru companiile mici, dedicarea timpului personalului pentru manipularea unor astfel de materiale nu este întotdeauna practică. Conversia hârtiei în sisteme de arhivare electronice, de exemplu, eliberează mult spațiu și timp într-un birou mic, permițând companiei să se concentreze pe dezvoltarea de noi produse.
În plus, o copie pe hârtie nu este la fel de portabilă ca suportul electronic. Pentru a fi transportat dintr-un loc în altul, trebuie să fie transportat fizic, ceea ce necesită timp. Documentele electronice, pe de altă parte, pot fi transmise prin sisteme electronice practic instantaneu. Folosirea unei copii pe hârtie asigură, totuși, că aceasta poate fi citită de către destinatar, deoarece problemele de compatibilitate cu platforma sau coruperea fișierelor sunt discutabile. De asemenea, acordă o anumită importanță materialului acoperit, deoarece majoritatea oamenilor asociază hârtia fizică cu materiale sensibile sau oficiale.
Există, de asemenea, potențialul ca o copie pe hârtie să dureze mult mai mult decât o arhivă electronică. Dacă este produs pe hârtie de calitate de arhivă și manipulat și depozitat corespunzător, va fi citit un secol mai târziu și, adesea, mult mai departe în viitor. Cu toate acestea, datele electronice pot deveni instabile în mai puțin timp. De asemenea, este posibil să pierzi accesul la echipamentul necesar pentru citirea datelor, deoarece progresele tehnologice le fac depășite.