Rezervele de capital sunt fonduri care sunt rezervate pentru a fi utilizate cu proiecte specifice care prezintă o investiție de capital pe termen lung sau care pot fi legate de un fel de cheltuieli de capital în viitor. Nu este neobișnuit ca guvernele locale și naționale să creeze rezerve de acest tip, ca mijloc de acumulare progresivă de fonduri pentru nevoile viitoare anticipate. O rezervă de capital poate fi, de asemenea, stabilită de o companie de orice dimensiune și poate fi utilizată pentru proiecte în derulare sau ca mijloc de pregătire pentru un proiect viitor.
Ideea principală din spatele unui fond de rezervă de capital este de a pune deoparte active care sunt în afara bugetului de funcționare obișnuit și pot fi folosite pentru a compensa cheltuieli cu proiecte care trebuie finanțate cel puțin parțial în afara bugetului de funcționare. De exemplu, o municipalitate poate dori să construiască o nouă primărie. Dacă nu sunt rezervate fonduri în buget pentru a începe pregătirea pentru această activitate, atunci veniturile dintr-o rezervă de capital pot fi retrase pentru a gestiona costurile de pregătire a unui teren pentru noua clădire, crearea planurilor și, în general, pregătirea pentru construcția noii unități. În funcție de valoarea fondurilor din fondul de rezervă de capital și de reglementările care reglementează plățile din fondul respectiv, poate fi posibilă finanțarea întregului proiect de construcție folosind rezerva.
Companiile pot folosi o rezervă de capital aproape în același mod. Fondul de rezervă poate fi crescut pe un număr de ani, de obicei prin transferarea profiturilor excedentare generate din când în când în fond. În cazul în care afacerea dorește să se extindă, eventual prin deschiderea unui nou punct de vânzare cu amănuntul sau construirea unei noi unități de producție, activele conținute în rezerva de capital pot fi utilizate pentru lansarea acestor proiecte. Utilizarea rezervelor permite afacerii să gestioneze procesul fără a fi nevoie să obțină finanțare externă, eliminând astfel nevoia de rambursare a dobânzii la împrumuturi sau linii de credit pentru a finaliza cu succes proiectul de extindere.
Orice fonduri care sunt plasate într-o rezervă de capital trebuie să fie contabilizate în evidențele financiare ale municipalității sau companiei. Pentru municipalități, aceasta înseamnă identificarea originii oricăror fonduri depuse în rezerve, inclusiv fondurile donate și fondurile obținute prin subvenții guvernamentale. De asemenea, întreprinderile trebuie să contabilizeze cu exactitate originea oricăror active alocate rezervei de capital. În multe țări, legile guvernează modul în care trebuie gestionată o rezervă de capital și oferă cadrul de bază pentru modul în care o entitate guvernamentală sau o afacere va structura și menține rezerva, inclusiv modul în care fondurile sunt alocate pentru anumite tipuri de cheltuieli de capital.