Schimbul electronic de date este un instrument utilizat pentru a facilita transmiterea datelor între două sisteme separate. Există mai multe reguli și protocoale în jurul acestui tip de schimb de date care trebuie coordonate în prealabil. Motivul cel mai obișnuit pentru crearea unui schimb electronic de date este acela de a oferi o modalitate sigură și cu costuri reduse de a furniza informații sensibile fie unui client, fie unui partener de afaceri. Acest tip de transfer de date se găsește adesea în sectorul bancar, guvernamental sau în alte industrii în care sunt necesare multe detalii.
Pentru a crea un schimb electronic de date, furnizorul și destinatarul trebuie să aibă o comunicare frecventă. Acest tip de proiect necesită de obicei patru până la șase săptămâni de efort dedicat de ambele părți pentru a fi finalizat. Fiecare parte ar trebui să construiască o echipă de proiect care să includă un dezvoltator sau un programator care are experiență în software-ul care va primi sau transmite fișierul de date. În plus, personalul de securitate sau de infrastructură este adesea necesar să determine cum vor fi schimbate informațiile și ce protocoale de securitate trebuie să fie implementate, de ambele părți.
Primul pas în dezvoltarea unui schimb electronic de date este identificarea formatului și aspectului fișierului care urmează să fie transmis. Acestea includ datele exacte care vor fi furnizate în fișier, data intrării în vigoare și cât de des va fi trimis fișierul. De exemplu, un fișier de date al cărților achiziționate de o bibliotecă de la un editor trebuie să includă numărul de identificare, cantitatea, suma, moneda, data achiziției, numărul contului clientului și un identificator unic de fișier. Formatul poate varia, dar este adesea valori separate prin virgulă (CSV) sau text (TXT).
Odată ce formatul a fost confirmat, aspectul datelor trebuie revizuit. Într-un schimb electronic de date, fișierul este de obicei încărcat direct într-un sistem informatic. Este necesar un program pentru a traduce fiecare coloană de date din fișier în câmpul corect. Această traducere necesită adesea destul de mult timp, mai ales pentru primul fișier. Odată ce un șablon este stabilit, procesul se mișcă mult mai rapid.
Securitatea fișierului și accesul la diferitele sisteme este următoarea problemă care trebuie abordată. Acest lucru se realizează cel mai frecvent prin crearea unui site de transfer de fișiere sau FTP. Acest site este într-adevăr doar o unitate de rețea care este accesibilă prin Internet. Un nume de utilizator și o parolă sunt furnizate expeditorului, care poate apoi încărca fișierul după cum este necesar. Destinatarul este notificat că un fișier este disponibil și poate apoi să descarce fișierul de pe site și să îl încarce în sistemul principal.