Un program de conformitate este un program cu un set de reguli create de o companie pentru a schița modalități prin care compania să funcționeze legal conform standardelor și reglementărilor guvernamentale. Majoritatea țărilor și regiunilor nu au o singură agenție care să creeze aceste standarde pentru toate companiile, optând în schimb să aibă una sau mai multe agenții care guvernează nișa particulară a unei companii. Pentru a fi mai ușor pentru companie să se mențină în limitele legale, o echipă de conformitate este de obicei folosită pentru a citi noile standarde și pentru a realiza sau actualiza programul de conformitate. Nerespectarea acestui program sau nerespectarea acestui program poate duce la penalități, dacă nu la închiderea completă a afacerii de către guvern.
Aproape fiecare companie, indiferent de ceea ce produce sau face, are standarde și legi care trebuie respectate dacă compania dorește să funcționeze legal. De exemplu, industriile tipografice trebuie să limiteze cantitatea de substanțe chimice organice volatile (COV) pe care le utilizează, industriile alimentare trebuie să adere la liniile directoare de salubritate, iar producătorii trebuie să adere la standardele privind drepturile omului. Pentru a ajuta la respectarea acestor reguli, un program de conformitate subliniază ce ar trebui să facă angajații și managerii pentru a împiedica compania să riscă să nu se conformeze. În timp ce guvernul stabilește regulile și reglementările, este de obicei la latitudinea companiei să își facă propria politică de conformitate.
Majoritatea țărilor și regiunilor au multe agenții diferite care creează standarde. Majoritatea companiilor trebuie să acorde atenție doar uneia sau două agenții, în special celor care controlează nișa companiei. De exemplu, o companie americană care procesează alimente trebuie să acorde atenție reglementărilor Food and Drug Administration (FDA). De asemenea, pot exista agenții de afaceri generale care prezidează toate sau mai multe companii.
Proprietarii de afaceri sunt liberi să caute regulile și reglementările guvernamentale, dar acesta este de obicei un loc de muncă cu normă întreagă, așa că proprietarii angajează de obicei o echipă de conformitate. Această echipă este de obicei compusă din oameni care înțeleg limbajul juridic și știu ce agenții să verifice pentru noi reglementări. Dacă se face o nouă reglementare sau dacă se modifică un regulament existent, atunci această echipă modifică programul de conformitate, astfel încât compania să respecte regulile.
Dacă o companie nu reușește să realizeze sau să adere la un program de conformitate, atunci acest lucru poate cauza probleme majore. Cel mai bun scenariu este de obicei amenzi ușoare și poate un avertisment. Nerespectarea unor reglementări mai dure poate duce la închiderea forțată a companiei de către guvern, fie definitiv, fie până când compania este capabilă să respecte reglementările.