Un promotor de evenimente creează un „buzz” despre evenimentele clienților cu scopul de a-i determina pe oameni să participe la ele. Evenimentul ar putea fi un concert, deschiderea unei noi afaceri, un târg de cariere, o competiție sportivă sau multe alte posibilități. Promotorii de evenimente talentați sunt calificați în strategii de publicitate și relații publice. Mai presus de toate, un promotor eficient de evenimente trebuie să aibă capacitatea de a veni cu idei creative de proiecte pe care să le poată realiza prin relații bune de lucru cu alți oameni.
Promotorii de evenimente trebuie să lucreze cu multe persoane diferite în toate părțile unui proiect de promovare a unui eveniment. De exemplu, partea creativă a proiectului promoției va necesita probabil ca un designer grafic și un copywriter să creeze materiale publicitare care ar putea include cupoane, afișe sau broșuri, precum și reclame în ziare, radio, televiziune sau reviste. Menținerea contactului strâns cu persoanele care se ocupă de contabilitate este importantă pentru un promotor de eveniment, deoarece el sau ea trebuie să păstreze întotdeauna orice idee creative în conformitate cu un buget stabilit. Aceasta este o parte importantă a muncii promotorului de evenimente, deoarece companiile care plătesc promotorilor de evenimente pentru a-și promova în mod creativ evenimentele o fac cu un buget prestabilit. Dacă promotorii trec peste acel buget, îi costă bani în plus, ceea ce le scade profitul din proiect.
Având în vedere constrângerile bugetare, este ușor de înțeles de ce multe promoții pentru evenimente includ oferirea de articole ieftine, cum ar fi hot-dog-uri gratuite, mai degrabă decât friptură gratuită pentru o mare deschidere a unui nou magazin. Dacă evenimentul este deschiderea unui steakhouse, atunci promotorii pot crea un concurs cu premii, cum ar fi o cină cu friptură pentru două sau patru persoane, deoarece oferirea de friptură gratuită multor persoane ar fi prea costisitoare. Baloanele și pictura pe față sunt modalități comune și ieftine de a atrage atenția pentru un eveniment precum un festival comunitar. Dacă evenimentul care urmează să fie promovat este un concert viitor, atunci se pot folosi reclame radio și tipărite concepute pentru a capta interesul și atenția publicului țintă.
Un promotor de eveniment este de obicei o persoană de contact. Numele lui poate apărea în comunicatele de presă ca persoană de contact pentru mai multe informații despre un eveniment. Promotorii de evenimente organizează adesea publicitate cu mass-media, cum ar fi posturile de televiziune și radio. Deoarece afacerea de promovare a evenimentelor este atât de competitivă, un promotor de evenimente trebuie să aibă abilități excelente de oameni și să construiască relații cu clienții. Ei pot lucra pentru o firmă de relații publice, într-o agenție de publicitate specializată în promoții sau ca antreprenori independenți pe bază de proiect.