Fie de la un reprezentant autorizat, fie de la un pacient, un expert medical va localiza și va prelua informații din fișele medicale adecvate și va pregăti acele date pentru a fi prezentate solicitantului. Cunoștințele de specialitate ale terminologiei medicale și o familiaritate intimă cu procedurile medicale sunt esențiale pentru job și sunt aplicate în patru domenii principale: procesarea cererilor, extragerea de informații, îmbunătățirea procesului și urmărirea facturării aferente. În plus, este necesar un ochi atent pentru detalii pentru a îndeplini astfel de solicitări cu acuratețe și în conformitate cu procedurile organizației stabilite și cerințele legale. Angajații sau antreprenorii care lucrează într-o astfel de poziție vor folosi abilități puternice de organizare și capacități de multitasking în fiecare zi. De asemenea, el sau ea poate avea de-a face ocazional cu un solicitant irațional, în plus față de gestionarea eficientă a condițiilor stresante.
Prioritizarea și procesarea cererilor de informații sunt două sarcini efectuate în mod regulat de un extractor medical. Acest lucru necesită utilizarea informațiilor obținute de la solicitant și compararea acestor informații cu dosarele medicale corespunzătoare pentru a asigura acuratețea și prioritatea stabilită. Folosind procese și proceduri organizatorice stabilite, el sau ea va stabili prioritatea cererilor și se va asigura că detaliile relevante și semnăturile necesare însoțesc cererea, iar în situații de urgență procesează cererea fără întârziere. În plus, el sau ea poate contacta imediat pacienții și/sau reprezentanții autorizați la descoperirea oricăror probleme asociate cu solicitarea primită, pentru a accelera procesul.
Extragerea informațiilor necesare pentru a îndeplini cererea este partea centrală a jobului de abstract medical. În timpul acestui proces, el sau ea poate accesa date medicale dintr-o varietate de surse pentru a include atât suporturi digitale, cât și copii fizice pe hârtie. După extragerea și verificarea informațiilor necesare, solicitantul medical va documenta de obicei cererea, adesea într-o bază de date online pentru urmărire. O parte a acestui proces poate include pregătirea facturilor pentru cererile care necesită plată.
Documentarea îndeplinirii cererii este, de asemenea, necesară și servește, de obicei, la două scopuri: să dovedească procedurile adecvate în scopuri legale și să asigure un proces eficient. Controlul calității este esențial pentru acest proces de raportare, având ca obiectiv identificarea oportunităților de îmbunătățire și/sau conformare. Evidențierea resurselor necesare și comunicarea acestor constatări atât autorităților, cât și auditorilor interni ajută la facilitarea realizării îmbunătățirilor recomandate.
Facturarea și încasarea plății de la un solicitant pot face, de asemenea, parte din fișa postului pentru un abstract medical. Răspunzând la întârzieri sau neglijențe de plată, el sau ea poate, de asemenea, să trimită mementouri scrise și să comunice memento-uri verbale cu privire la plata datorată. Furnizarea unui solicitant cu metode de plată acceptate și lucrul pentru a asigura acea plată este uneori parte din datoria solicitantului medical.