Un funcționar de evidență publică menține dosarele și evidențele guvernului sau agențiilor publice. Ea poate fi responsabilă de documente pentru o comunitate locală mică sau pentru o regiune sau vecinătate mai mare. În unele poziții, funcționarul poate fi, de asemenea, responsabil pentru înregistrarea informațiilor noi care devin parte din baza de date a biroului.
Responsabilitățile acestui loc de muncă variază în funcție de locația geografică a biroului de evidență publică. Înregistrările publice sunt definite și organizate diferit în fiecare țară și jurisdicție. Unele organizații publice înregistrează și arhivează doar informații personale, cum ar fi certificatele de naștere și de deces, licențe de căsătorie și uniune civilă și decrete de divorț. Alții se concentrează pe colectarea de informații cu privire la vânzările sau transferul de terenuri și imobile, districtele de zonare, utilizarea terenurilor publice și datele demografice generale. În unele cazuri, o agenție se poate ocupa de toate înregistrările publice.
Timp de mulți ani, un funcționar de evidență publică a fost, în general, obligat să colecteze și să mențină fișierele pe hârtie ale tuturor înregistrărilor și documentelor. În anii 1980, multe înregistrări au fost transferate pe microfișă pentru a facilita stocarea și accesul. Aproximativ un deceniu mai târziu, stocarea pe hard disk a computerului a înlocuit microfișele ca sistem preferat pentru stocarea și protejarea înregistrărilor publice. Pe baza acestor progrese, slujba unui funcționar de evidență publică a evoluat. Acum este de așteptat să aibă abilități de calculator pentru a înregistra, accesa și disemina informații. În unele cazuri, fișierele pe microfișă și hârtie sunt încă în curs de a fi transferate într-o bază de date computerizată. De obicei, aceasta face parte și din munca ei.
Deoarece multe înregistrări publice sunt disponibile online, un funcționar de înregistrări publice este adesea necesar să ajute oamenii să le acceseze. Acest lucru necesită adesea ca ea să ofere asistență telefonică sau prin e-mail. În unele cazuri, este de așteptat să colecteze taxe pentru copiile documentelor solicitate online sau prin poștă.
Deși termenul de înregistrări publice implică faptul că informațiile conținute în acestea sunt ușor accesibile publicului larg, acesta nu este în mod obișnuit cazul. Regulile care reglementează ce înregistrări sunt disponibile publicului larg variază în funcție de regiune. De obicei, se așteaptă ca un funcționar de evidență publică să cunoască care înregistrări sunt disponibile pentru controlul public și care pot fi vizualizate numai de cei cu citații sau hotărâri care permit eliberarea lor.
Un post de funcționar în evidență publică necesită, în mod normal, o diplomă de liceu sau echivalent. Cunoștințele sau experiența în tehnologia computerelor sunt frecvent preferate. În general, sunt necesare bune abilități de relații publice, precum și o experiență solidă în întreținerea dosarelor și a înregistrărilor. Experienta postului in relatii cu clientii sau suport administrativ este solicitata de unii angajatori.