Tranzacțiile deschise sunt orice tip de activități financiare care nu sunt considerate a fi complet decontate la sfârșitul unei perioade contabile specificate. Tranzacțiile comerciale de acest tip rămân deschise până când sunt definitiv decontate integral într-o perioadă ulterioară. Deoarece multe tipuri de companii operează cu un proces care creează tranzacții restante care pot rămâne nedecontate pentru o perioadă de câteva săptămâni sau chiar mai mult, majoritatea sistemelor de contabilitate oferă unele mijloace de urmărire a fluxului și refluxului în tranzacțiile deschise ca parte a procesului de colectare și pentru a fi la curent cu ce tip de venit poate fi generat în una sau mai multe perioade viitoare.
Una dintre cele mai ușoare modalități de a înțelege tranzacțiile deschise este să luați în considerare achiziția de bunuri sau servicii de la o companie în care datoria nu este achitată imediat de către cumpărător care oferă o plată în numerar în momentul achiziției. În acest tip de setare, vânzătorul va emite de obicei o factură către cumpărător, care apoi are la dispoziție un anumit număr de zile calendaristice în care să remite integral plata. Presupunând că tranzacția are loc la mijlocul unei luni contabile și termenii de plată sunt de 30 de zile, cumpărătorul nu poate remite plata în luna contabilă curentă respectivă. Atunci când acesta este cazul, tranzacția este identificată ca fiind deschisă sau nerezolvată atunci când acea lună contabilă este închisă.
Aproape orice afacere care nu se bazează pe plăți imediate pentru bunuri sau servicii va avea tranzacții deschise care trebuie contabilizate în evidențele contabile ale companiei. Procesul de îmbătrânire ajută la ținerea pasului cu statutul acelor tranzacții deschise și oferă posibilitatea de a determina dacă o anumită tranzacție rămâne deschisă pentru o perioadă de timp neobișnuită. De exemplu, dacă vechimea unei anumite facturi este acum la 45 de zile și acel client plătește de obicei în 28 până la 30 de zile, compania poate iniția contactul cu clientul pentru a se asigura că factura a fost primită. Din această perspectivă, monitorizarea stării tranzacțiilor deschise facilitează gestionarea eforturilor de colectare și corectarea neglijărilor sau a altor probleme care pot întârzia primirea plăților de la clienți.
Gestionarea cantității de tranzacții deschise este foarte importantă pentru stabilitatea financiară a oricărei afaceri. Pentru a se asigura că se primesc în mod constant venituri suficiente pentru a onora datoriile companiei, companiile vor organiza adesea procese de facturare pentru a oferi clienților oportunități ample de a remite plățile cât mai repede posibil. Ceva la fel de simplu ca să știi în ce zile ale lunii le rezervă un client pentru a reduce controalele pentru facturile restante și a stabili în timp livrarea unei facturi către acel client poate ajuta la scurtarea intervalului dintre facturare și primirea plății, o strategie care ajută, de asemenea, la păstrarea numărului. și valoarea monetară a tranzacțiilor deschise într-un interval acceptabil.