În general, doar părinții sau tutorii legali ai unui elev au acces la dosarele școlare ale elevului. Acestea includ dosarele școlii generale, ale școlii gimnaziale și ale liceului. Obiectivul principal este de a proteja intimitatea elevului. De obicei, este ilegal să dezvăluiți anumite tipuri de informații unei terțe părți fără consimțământul părintelui. Unele excepții pot fi făcute în caz de urgență sau alte circumstanțe extraordinare. Părinții au, de obicei, dreptul la informații chiar dacă sunt divorțați și nu împărtășesc custodia copilului.
În SUA, Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) este o lege federală care subliniază drepturile părinților și elevilor, împreună cu responsabilitățile districtelor școlare, în ceea ce privește înregistrările școlare. Există, de asemenea, o secțiune a legii numită Legea privind educația persoanelor cu dizabilități (IDEA) care abordează în mod specific drepturile de acces ale părinților la dosarele de educație specială ale copilului. Pe lângă respectarea legii federale, majoritatea statelor și-au adoptat propriile reguli și reglementări privind accesul la înregistrările școlare.
FERPA stabilește trei responsabilități de bază ale districtelor școlare în ceea ce privește înregistrările educaționale: trebuie să acorde părinților dreptul de a vedea înregistrările copiilor lor. De asemenea, trebuie să le acorde dreptul de a corecta informațiile conținute în dosare, dacă este necesar. În cele din urmă, ei sunt obligați să informeze părinții atunci când dezvăluie unei terțe informații care ar putea fi considerate dăunătoare sau o invazie a vieții private.
Pe lângă notele școlare, majoritatea înregistrărilor școlare conțin ceea ce este denumit în mod obișnuit informații de director. Acestea sunt date cu caracter personal despre un student care nu ar fi considerate dăunătoare dacă sunt eliberate unei terțe părți. Invazia vieții private nu este de obicei o problemă atunci când dezvăluiți informații despre director. Câteva exemple includ numele elevului, adresa de acasă și informațiile de contact, precum și datele la care a urmat școala. În multe cazuri, există informații despre înălțime și greutate oferite studenților din echipele de atletism, în scopuri de recrutare la facultate.
În mod normal, părinții trebuie să trimită o cerere scrisă pentru a accesa fișele școlare ale copilului lor. Legile de stat pot varia, dar școlile au de obicei 45 de zile pentru a răspunde la cerere. Părinții fără custodie au și ei dreptul la informații, dar școala nu trebuie neapărat să le furnizeze gratuit. Ei pot cere părintelui să vadă personal înregistrările școlare sau pot percepe o taxă nominală pentru copierea și trimiterea documentelor unui părinte care nu poate călători la școală.
Odată ce un student împlinește 18 ani sau începe să frecventeze o instituție postliceală, drepturile părinților se transferă studentului. Există însă anumite cazuri în care părintele va avea drepturi în continuare de acces la dosarele școlare ale copilului. Studentul poate acorda consimțământul ca părinții săi să vadă informații financiare, de exemplu, dacă este considerat dependent în scopuri fiscale.