Όταν προσπαθείτε να αποφασίσετε για το σωστό μέγεθος ντουλαπιού αρχείων, μπορεί να είναι χρήσιμο να γνωρίζετε πόσα αρχεία μπορεί να θέλετε να τοποθετήσετε σε αυτό το ντουλάπι. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε εάν είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιήσετε χαρτιά ή αρχεία μεγέθους letter ή legal, επειδή αυτό μπορεί να επηρεάσει το μέγεθος των συρταριών. Οι σωστές διαστάσεις του ντουλαπιού αρχείων μπορεί να εξαρτώνται από τον χώρο που έχετε στο γραφείο σας και τον χώρο που απαιτείται για το άνοιγμα των συρταριών.
Για να επιλέξετε το σωστό μέγεθος ντουλαπιού αρχείων, μπορεί να είναι χρήσιμο να γνωρίζετε πόσα αρχεία μπορεί να χρειαστεί να αποθηκεύσετε μέσα στο ντουλάπι. Αυτό μπορεί συχνά να εξαρτάται από το εάν χρησιμοποιείτε το ερμάριο αρχειοθέτησης για επαγγελματική ή προσωπική χρήση. Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε αυτό το έπιπλο στο σπίτι, ένα ντουλάπι αρχείων ενός ή δύο συρταριών μπορεί να είναι αρκετά μεγάλο, αλλά μπορεί να θέλετε ένα ντουλάπι αρχείων τεσσάρων συρταριών για ένα ιδιωτικό γραφείο.
Τα περισσότερα έγγραφα εκτυπώνονται σε χαρτί κανονικού μεγέθους, ενώ τα νομικά έγγραφα και τα έγγραφα ακίνητης περιουσίας μερικές φορές εκτυπώνονται σε μεγαλύτερα φύλλα. Αυτό σημαίνει ότι αυτά τα έγγραφα είναι συνήθως πολύ μεγάλα για να χωρέσουν σε μονάδες με μέσες διαστάσεις ντουλαπιού αρχείων. Ομοίως, οι τυπικοί φάκελοι αρχείων μπορεί να είναι πολύ μικροί εάν το μέγεθος του ντουλαπιού αρχείων προορίζεται για νομική γραφειοκρατία. Μπορεί να είναι καλή ιδέα να γνωρίζετε τι μέγεθος χαρτιού υποβάλλετε συνήθως και εάν υποβάλλετε συχνά έγγραφα τόσο κανονικού όσο και νομικού μεγέθους, ίσως χρειαστεί να αγοράσετε ξεχωριστό ντουλάπι αρχειοθέτησης για κάθε τύπο.
Είναι καλή ιδέα να μετρήσετε την περιοχή στην οποία σκοπεύετε να τοποθετήσετε το ντουλάπι αρχείων σας πριν πάτε για ψώνια. Αυτό μπορεί να σας πει ποιο μέγεθος ντουλαπιού αρχείων μπορεί να ταιριάζει στον χώρο που έχετε. Ένα κατακόρυφο ερμάριο αρχειοθέτησης καταλαμβάνει συνήθως λιγότερο χώρο δαπέδου από έναν οριζόντιο. Μπορεί επίσης μερικές φορές να χωρέσει περισσότερους φακέλους από πολλά ντουλάπια αρχείων τεσσάρων συρταριών τοποθετημένα δίπλα-δίπλα. Αυτό μπορεί να το κάνει καλύτερη επιλογή εάν διατηρείτε εκατοντάδες αρχεία, κάτι που θα μπορούσε να συμβεί εάν διαχειρίζεστε αρχεία για ένα ιατρείο ή σχολείο.
Φροντίστε να ανοίξετε και να κλείσετε τελείως τα συρτάρια αρχείων, ώστε να γνωρίζετε πόσο χώρο χρειάζεται για να τα επεκτείνετε πλήρως. Εάν τοποθετείτε τα ντουλάπια αρχειοθέτησης σε ένα μικρό δωμάτιο ή ένα διάδρομο, μπορεί να μην έχετε πολύ χώρο για να ανοίξετε τα συρτάρια. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορεί να θέλετε να αγοράσετε ένα ντουλάπι αρχείων που δεν είναι τόσο βαθύ. Μια άλλη επιλογή μπορεί να είναι να αγοράσετε ένα με πόρτες που ανυψώνονται, καθώς αυτές μπορούν να τοποθετηθούν σε περιοχές που διαφορετικά θα ήταν πολύ μικρές για να ανοίγουν μακριά συρτάρια.