Τα γραμματόσημα μπορούν να είναι από τα πιο βολικά εργαλεία ενός γραφείου. Συχνά, σε περιβάλλον γραφείου, το ίδιο μήνυμα θα πρέπει να εκτυπώνεται σε πολλά φύλλα ή κομμάτια χαρτιού σε τακτική βάση, όπως κατά την έγκριση επιταγών. Ωστόσο, τα γραμματόσημα διατίθενται σε πολλούς διαφορετικούς τύπους και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για πολλά διαφορετικά πράγματα.
Τα γραμματόσημα ονομάζονται έτσι επειδή λειτουργούν με το χέρι. Συχνά, το μόνο που απαιτείται για να αφήσουν το σημάδι τους είναι απλώς να ασκήσουν πίεση στο χαρτί με τη χυτευμένη περιοχή της σφραγίδας αφού έχει μελανωθεί. Τα γραμματόσημα, εάν χρησιμοποιηθούν με μη καταχρηστικό τρόπο, θα διαρκέσουν επ’ αόριστον.
Ένας από τους πιο συνηθισμένους τύπους σφραγίδων χεριών είναι εκείνοι που έχουν μελάνι μόνοι τους. Οι προμελανισμένες σφραγίδες των χεριών μπορούν να αποτρέψουν ένα μεγάλο χάος, ειδικά μεταξύ εκείνων που δεν υποτίθεται ότι χρησιμοποιούν τις σφραγίδες εξαρχής, όπως τα μικρά παιδιά. Η προμελανωμένη σφραγίδα χειρός λειτουργεί καθώς το καλούπι αναποδογυρίζει και κατεβαίνει καθώς πιέζεται για να αποτυπώσει την εικόνα σε μια επιφάνεια. Όταν απελευθερωθεί η πίεση, ένα ελατήριο αναποδογυρίζει τη χυτευμένη περιοχή προς τα πάνω προς τα πάνω σε μια περιοχή όπου το μελάνι αποθηκεύεται μέσα στη σφραγίδα. Η σφραγίδα ξαναγεμίζει αυτόματα με μελάνι και αποθηκεύεται σε αυτή τη θέση μέχρι να είναι έτοιμη να χρησιμοποιηθεί ξανά.
Τα παραδοσιακά γραμματόσημα είναι πιθανότατα πολύ γνωστά στους περισσότερους ανθρώπους επίσης. Αυτά τα γραμματόσημα, τα οποία εξακολουθούν να είναι αρκετά κοινά, χρησιμοποιούν τακάκια μελάνης. Η σφραγίδα πιέζεται στο μελανοταινία και στη συνέχεια στην επιφάνεια όπου πρόκειται να πάει η επιθυμητή εικόνα. Ωστόσο, σε αυτή την περίπτωση, η σφραγίδα πρέπει να τοποθετηθεί στην επιφάνεια για αποτύπωση όχι πολύ καιρό μετά την μελάνη. Εάν περάσει πολύς χρόνος, η σφραγίδα θα πρέπει να εμποτιστεί ξανά. Τις περισσότερες φορές, το stamper θα έχει μόνο ένα ή δύο λεπτά χρήσης μεταξύ των μελανιών.
Οι χρήσεις για σφραγίδες χεριών εκτελούν το gambit από μηχανισμούς εξοικονόμησης χρόνου σε έναν τρόπο μετάδοσης μιας επίσημης εικόνας. Ορισμένα γραμματόσημα μπορεί να περιλαμβάνουν περίπλοκα γραφικά που θα χρειαζόταν πολύ χρόνο για να παραχθούν. Ως εκ τούτου, μπορούν να προσφέρουν ένα μέτρο γνησιότητας σε οποιοδήποτε επίσημο έγγραφο που διαφορετικά μπορεί να τεθεί υπό αμφισβήτηση.
Τα περισσότερα γραμματόσημα διατιμώνται σε ένα επίπεδο όπου οι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να τα αντέξουν οικονομικά. Ορισμένα παραδοσιακά γραμματόσημα μπορεί να κοστίζουν 2 δολάρια ΗΠΑ (USD) ή λιγότερο, χωρίς να συμπεριλαμβάνεται το μελάνι. Οι προμελανισμένες σφραγίδες, ακόμη και με προσαρμοσμένες ρυθμίσεις, όπως διευθύνσεις, κανονικά δεν θα κοστίζουν περισσότερο από $20 USD. Όταν ληφθεί υπόψη το κόστος έναντι της αποδοτικότητας, η σφραγίδα μπορεί να είναι ένα από τα οικονομικά εργαλεία που είναι διαθέσιμα για χρήση.