Poziția de contabil de fonduri se găsește în mod tradițional într-o organizație nonprofit sau o ramură a guvernului al cărei scop este dedicat răspunderii fiscale. În acest rol, individul separă veniturile în categorii, sau fonduri, pentru a identifica atât sursa, cât și modul în care fondurile sunt utilizate. În consecință, un contabil de fond este responsabil pentru demonstrarea bunelor practici de administrare, determinarea poziției financiare a organizației, planificarea și bugetarea, monitorizarea fluxului de numerar și comunicarea cu părțile interesate cheie.
În contabilitatea fondurilor se urmărește alocarea categoric a tranzacțiilor financiare între fonduri generale și fonduri restricționate, deoarece fiecare fond are un scop specific și autorizat. Fondul general acoperă cheltuielile operaționale, cum ar fi salariile angajaților, rechizitele de birou și cheltuielile de întreținere; dimpotrivă, fondurile speciale sunt limitate pentru a se asigura că sunt utilizate numai pentru finanțarea activităților specificate în mod specific de furnizorul sau donatorul de fonduri ca cheltuieli aprobate. În esență, contabilitatea fondurilor permite organizațiilor să monitorizeze activitatea de cheltuieli pentru a se asigura că fondurile restricționate sunt alocate corect. Deși este important ca o organizație să-și aloce corect banii din punct de vedere al afacerii, este important și pentru acei oameni care furnizează organizației fondurile. Oamenii care dau bani, fie unei organizații caritabile, unei afaceri sau unei alte organizații, vor să știe că organizația folosește banii în mod eficient.
Un contabil de fond este responsabil să demonstreze responsabilitatea și administrarea evaluând dacă organizația a folosit fondurile în mod corespunzător și le-a documentat în mod corespunzător. Un contabil de fond determină, de asemenea, poziția financiară a unei companii prin identificarea resurselor disponibile, a valorii acestora și a oricărui impact financiar pe care organizația îl poate experimenta dacă ar fi înlocuite sau eliminate. Contabilii fondului grupează activele și pasivele în funcție de scopul specific pentru care urmează să fie utilizate pentru a se asigura că fondurile restricționate și cele nerestricționate rămân separate.
Afacerile tradiționale orientate spre profit se concentrează pe profitabilitate și au un singur registru general. În schimb, contabilii de fonduri țin mai mult de un registru, în funcție de donator și de activitatea de cheltuieli. De exemplu, poate exista un cont general utilizat pentru fonduri nerestricționate și un cont de fond de construcție utilizat pentru a urmări banii disponibili pentru construcție.
Elaborarea bugetului este, de asemenea, o responsabilitate cheie, deoarece contabilii fondurilor trebuie să stabilească cum sunt alocate fondurile și ce resurse sunt necesare pentru un anumit proiect. În plus, un contabil de fond este responsabil de evaluarea performanței fiscale a organizației în comparație cu obiectivele propuse pentru a garanta eficiența operațională. Această poziție evaluează activitatea fondului pentru a monitoriza activitatea de cheltuieli și pentru a planifica situații neprevăzute. În cele din urmă, un contabil eficient de fonduri comunică concis informațiile financiare esențiale factorilor de decizie într-o manieră clară și fiabilă.