Planificarea unui eveniment implică organizarea și aranjarea tuturor detaliilor care intră într-un eveniment, cum ar fi o promovare a afacerii, o petrecere de aniversare sau o strângere de fonduri. Industria a crescut enorm în ultimii 10 până la 15 ani, iar cercetările recente arată că aproape 500 de miliarde de dolari SUA (USD) sunt cheltuiți în fiecare an pentru evenimente planificate în întreaga lume. Această creștere se datorează îmbunătățirii economiei și tendinței către întreprinderile corporative să-și externalizeze funcțiile de întâlnire și planificare.
Multe ocazii diferite de afaceri și sociale pot beneficia de o planificare detaliată. Fiecare eveniment poate intra sub un titlu, cum ar fi sărbători, promoții, comemorări sau educație. Sărbătorile pot include parade, nunți, zile de naștere și aniversari. Evenimentele promoționale pot fi mitinguri politice, lansări de produse și prezentări de modă. Evenimentele de comemorare includ evenimente civice și memoriale. Evenimentele educaționale pot fi întâlniri, absolviri și conferințe.
Organizatorii trebuie să se ocupe de mai multe sarcini pentru ca evenimentul să aibă succes. Un planificator poate fi implicat în găsirea unui site pentru eveniment, crearea unui design pentru acesta și efectuarea cercetărilor asupra persoanelor care solicită evenimentul. Planificarea evenimentului presupune, de asemenea, aranjarea decorului, a mâncării și a pregătirii divertismentului. Trimiterea invitațiilor și aranjarea cazării pot fi, de asemenea, responsabilitatea unui planificator. Atribuțiile sale pot include, de asemenea, supravegherea la fața locului și coordonarea personalului evenimentului.
Motivul pentru care companiile sau persoanele fizice angajează un planificator de evenimente este experiența sa în acest domeniu special. Planificarea și evenimentul este o afacere consumatoare de timp și uneori stresantă. De exemplu, o zi a nunții poate fi suficient de stresantă pentru mireasă, fără a fi nevoită să vă faceți griji dacă furnizorii de catering vor veni la timp. Un planificator profesionist are timpul și contactele pentru a se asigura că ocazia se desfășoară fără probleme.
Afacerile de planificare a evenimentelor în sine sunt variate, iar planificatorii sunt de obicei oameni care și-au început cariera într-un anumit aspect al evenimentelor speciale. Unele s-ar fi putut ramifica de la companii de catering la planificarea evenimentelor întregi. Alții au lucrat ca planificatori pentru o corporație și apoi au decis să-și deschidă propria afacere. Anii de experiență pe care îi aduc în planificarea unui eveniment sunt de importanță vitală pentru ca lucrurile să meargă fără probleme.
O altă cale de a intra în muncă este de a obține o calificare, cum ar fi o diplomă sau un certificat în planificarea sau managementul evenimentelor. Persoanele fizice ar putea dori să ia în considerare munca pentru a deveni Certified Special Events Professional (CSEP) sau Certified Meeting Planner (CMP). Este nevoie de multă cercetare și studiu pentru a obține oricare dintre certificări, iar pozițiile poartă o mare responsabilitate.