Un specialist în conturi de încasat emite facturi, ține rapoarte contabile și supraveghează alte aspecte ale colectării conturilor și menținerii acestora la zi. Angajatorii se pot aștepta ca candidații pentru posturi deschise să aibă diplome în contabilitate împreună cu licențe pentru a profesa într-o anumită regiune. Experiența în conturi de încasat este, de asemenea, valoroasă, alături de cunoștințe specifice industriei; cineva care lucrează pentru un editor, de exemplu, ar trebui să fie familiarizat cu convențiile industriei editoriale.
Specificul postului poate depinde de angajator. Un specialist în conturi de încasat poate lucra cu departamentul de vânzări pentru a procesa comenzile, a le expedia și a trimite facturi către clienți. Când sosesc plățile, specialistul le procesează și actualizează informațiile contului pentru a indica că clientul este la curent cu plățile și este în stare bună. În cazul unui cont restante, specialistul în conturi de creanțe poate contacta clientul pentru a încasa plata, trimițând plata către încasări dacă este imposibil de rezolvat problema.
Declarațiile contabile fac, de asemenea, parte din muncă. Aceasta include pregătirea rapoartelor zilnice cu privire la câți bani au fost colectați și numărul de facturi restante, împreună cu dezvăluiri trimestriale și anuale. Prognoza poate fi, de asemenea, o responsabilitate, asigurându-vă că afacerea este furnizată cu informații în timp util despre cât se așteaptă să aducă departamentul de conturi de încasat. Coordonarea cu contabilii din alte departamente poate ajuta un specialist în contabilitate să ofere companiei informațiile de care are nevoie pentru a face afaceri solide. decizii.
Evidența în siguranță este, de asemenea, printre responsabilitățile unui specialist în conturi de încasat. Informațiile sensibile, cum ar fi numerele de card de credit și detaliile de contact specifice pentru furnizori, trebuie să fie stocate într-o locație adecvată, cu acces limitat la cei care au nevoie de ele. Specialistul în contabilitate poate folosi protecții din software-ul de contabilitate, cum ar fi parole, pentru a limita accesul. În plus, dulapuri încuiate, tocatoarele de hârtie și alte măsuri fizice pot fi utilizate pentru a preveni scurgerile de date confidențiale sau sensibile.
La o companie mai mare, un specialist în conturi de încasat poate supraveghea alt personal. Acestea pot include funcționari și contabili însărcinați cu proiecte individuale, cum ar fi actualizarea înregistrărilor și gestionarea anumitor tipuri de conturi. Trebuie oferite mentorat și instruire adecvată pentru a menține acești membri ai personalului familiarizați cu politicile și procedurile companiei. Specialistul poate furniza, de asemenea, rapoarte de performanță pentru supraveghetori, ca parte a evaluărilor periodice ale posturilor. În plus, un contabil șef poate supraveghea specialistul, așteptând rapoarte și întâlniri regulate pentru a oferi informații despre starea departamentului și orice probleme în curs care trebuie abordate.