Managementul pieselor de schimb este întreținerea pieselor de schimb cheie în locații strategice, astfel încât acestea să fie disponibile atunci când este necesar. Deciziile cu privire la ce piese să păstreze în stoc și unde să le păstreze necesită o evaluare atentă a nevoilor actuale și viitoare. În unele cazuri, poate fi mai rentabil să comandați o piesă atunci când este nevoie, în timp ce în altele, este necesar să aveți o piesă de schimb la îndemână pentru a preveni timpii de nefuncționare în caz de rupere sau probleme.
Un aspect important al managementului pieselor de schimb este un bun control al stocurilor. O unitate care întreține piese de schimb are nevoie de o zonă de depozitare bine organizată, cu un inventar detaliat și precis al pieselor prezente. Deoarece personalul folosește piese de schimb, acesta trebuie să își înregistreze activitățile. Acest lucru va permite unui controlor de inventar să reordoneze piese dacă este necesar sau să ia în considerare evaluarea unui echipament în cazul în care continuă să se defecteze și necesită servicii de reparații.
Personalul care ia decizii cu privire la componentele pe care să le țină la îndemână poate cântări o serie de factori. Un aspect al managementului pieselor de schimb este disponibilitatea pieselor. Dacă o companie știe că poate obține întotdeauna o piesă în termen de patru ore, de exemplu, pentru că un distribuitor se angajează să o păstreze în stoc, nu există niciun motiv să o întrețină cu alte piese de schimb. Dacă există îngrijorări cu privire la perioada de timp necesară pentru livrare sau piesele neobișnuite care ar putea să nu fie disponibile atunci când compania are nevoie de ele, este necesar să păstrați o rezervă. La fel, dacă timpul de nefuncționare va fi extrem de costisitor, compania are nevoie de o rezervă. Unele piese pot expira sau pot suferi daune la depozitare și nu ar trebui păstrate în stoc decât dacă compania știe că le va folosi.
Satisfacția clienților este o componentă cheie a managementului pieselor de schimb. Companiile trebuie să stabilească dacă deținerea unei piese în stoc va oferi beneficii sub formă de durate mai scurte și un risc mai mic de timp nefuncțional, ceea ce ar face ca costurile de stocare, controlul stocurilor și așa mai departe să fie justificate. Pentru unele companii, piesele de schimb pot să nu facă o diferență semnificativă în satisfacția clienților și va fi mai rentabil să comandați echipamente de schimb atunci când este necesar.
Managementul pieselor de schimb nu se referă doar la fabrici și companii mari. Poate apărea și la nivel de gospodărie. Multe gospodării păstrează lucruri precum becuri, șuruburi, șaibe și alte consumabile de bază pentru a efectua reparații rapide atunci când ceva se sparge. Aceste piese de schimb vor ocupa spațiu, dar pot fi foarte convenabil să le aveți în preajmă.