5S este un set de reguli de menaj conceptualizate de japonezi pentru a insufla disciplina la locul de muncă pentru un mediu de producție mai curat și mai organizat. Ulterior, a fost adoptat în alte locuri de muncă decât atelierul de producție, inclusiv birouri din Japonia și alte continente. Cinci cuvinte de acțiune japoneze care încep cu litera s au fost inventate pentru a reaminti cu ușurință regulile de menaj care trebuie respectate în mod regulat pentru a menține ordinea, curățenia și eficiența la locul de muncă. Cele cinci cuvinte de acțiune sunt seiri, seiton, seiso, seiketsu și shitsuke.
Seiri înseamnă a sorta. Piesele și uneltele necesare în linia de producție trebuie separate de piesele și uneltele care nu sunt necesare și, prin urmare, trebuie eliminate. Birourile pot imita o linie de producție și, de asemenea, pot sorta instrumentele și materialele de birou pentru a menține un mediu de lucru slab și pentru a facilita unui angajat de birou să găsească lucrurile de care are nevoie pentru a finaliza un proces sau un serviciu. Crearea unei liste de verificare a lucrurilor de care are nevoie un lucrător de producție sau de birou pentru a face o lucrare va simplifica procesul de eliminare a instrumentelor și materialelor care nu sunt necesare.
Seiton înseamnă punerea ordinii la locul de muncă. Piesele și uneltele necesare producției trebuie să fie etichetate corespunzător și așezate în locurile lor adecvate și la îndemâna lucrătorului. La birou, aceasta înseamnă așezarea materialelor și a rechizitelor de birou în locurile și în ordinea lor adecvată, similară unei linii de asamblare, pentru finalizarea fără probleme a unei tranzacții sau a unui serviciu.
Un muncitor de producție trebuie, de asemenea, să măture locul de muncă și să curețe mașinile pentru a preveni defecțiunile și reparațiile. Acest lucru se numește seiso și trebuie făcut în mod regulat. Un mediu de lucru curat este, de asemenea, benefic pentru un angajat de birou. El sau ea va putea să respire aer curat și să evite să se îmbolnăvească.
Standardizarea, care este denumită seiketsu în japoneză, va permite unui lucrător să îndeplinească sarcinile zilnice cu ușurință și rapiditate, indiferent dacă se află la etajul de producție sau într-un birou. Documentarea procedurii pas cu pas în realizarea muncii unei persoane îi va permite acestuia să îndeplinească sarcina într-un mod de rutină. Nu vor mai exista încercări și erori, iar pierderea de timp și materiale vor fi minimizate, dacă nu chiar eliminate în totalitate.
Odată ce organizația practică deja 5S, trebuie depuse eforturi pentru a susține obiceiul unei bune menaje stabilite prin 5S. Acest lucru este cunoscut sub numele de shitsuke. Acest lucru se poate face prin motivarea constantă a tuturor membrilor organizației de a continua practicarea 5S. O modalitate de a-i motiva pe fiecare să susțină obiceiul 5S este organizarea de concursuri interdepartamentale pentru a evidenția cele mai bune practici. Un audit surpriză ar putea fi întreprins și de o patrulă 5S pentru a-i ține pe toți atenți și pentru a rămâne consecvenți în menținerea ordinii și curățeniei la locul de muncă până când acesta devine un mod de viață și o cultură în organizație.