Gestionarea chitanțelor ar trebui să înceapă cu eforturi serioase pentru a se asigura că toate documentele sunt corecte și complete. Apoi, ar trebui luată o decizie cu privire la locul în care vor fi păstrate înregistrările. Odată ce există o zonă desemnată pentru chitanțe, acestea ar trebui să fie sortate în categorii și subcategorii majore. Pentru a simplifica procesul, persoanele ar putea dori să ia în considerare conversia înregistrărilor pe hârtie în fișiere digitale.
Persoanele fizice ar trebui să realizeze cât de importantă este gestionarea chitanțelor și cât de costisitoare poate fi dacă sarcina este neglijată. Având în vedere această importanță, primul pas în gestionarea chitanțelor este să vă asigurați că acestea sunt complete și exacte. Acest lucru este deosebit de important atunci când documentele sunt scrise de mână. Autoritățile fiscale și angajatorii tind să solicite informații detaliate dacă o înregistrare este considerată validă.
Gestionarea chitanțelor este diferită de păstrarea chitanțelor. Când o persoană are doar obiceiul de a păstra aceste documente, ea poate să le plaseze neglijent unele într-o locație, iar altele în locații diferite și să le rotunjească numai atunci când este necesar. Gestionarea chitanțelor înseamnă că documentele sunt păstrate în mod organizat într-o singură locație.
Una dintre recomandările inițiale pentru organizarea încasărilor este separarea documentelor în funcție de relevanța lor. De exemplu, o persoană poate avea nevoie să păstreze chitanțele pentru tranzacțiile personale, cheltuielile de muncă și propriile cheltuieli de afaceri mici. În astfel de cazuri, ea ar trebui să păstreze trei fișiere diferite. Pentru a simplifica lucrurile, pe măsură ce înregistrările sunt adăugate la fiecare fișier, acestea ar trebui plasate în subcategorii. De exemplu, chitanțele de combustibil și chitanțele de divertisment ar trebui păstrate separate.
O modalitate de a simplifica drastic gestionarea chitanțelor este prin scanarea acestora într-un computer și păstrarea înregistrărilor digitale. Făcând acest lucru în mod regulat, este o sarcină mult mai puțin dificilă decât ar fi dacă se acumulează un teanc de documente și trebuie scanate imediat. Un alt beneficiu al managementului digital este că fiecărei înregistrări i se poate da etichete, ceea ce va face referirea lor mult mai ușoară. Deoarece există întotdeauna posibilitatea ca ceva să se întâmple computerului unei persoane, cel mai bine este să vă asigurați că aceste fișiere sunt copiate de rezervă.
Persoanele care nu au timp, cunoștințe sau răbdare pentru a-și transforma chitanțele pe hârtie în înregistrări digitale ar putea dori să ia în considerare serviciile de gestionare a documentelor. Acest tip de furnizor de servicii acceptă în general chitanțe în mai multe formate și le va scana și le va organiza pentru clienții lor. Cu toate acestea, înainte de a plăti pentru acest tip de serviciu, cel mai bine este să vă asigurați că părțile cărora trebuie să le partajați înregistrările le vor accepta în acest format.