Cunoscută și ca document de colectare, o hârtie de colectare este orice tip de copie hârtie sau documentație electronică care este conectată cu anumite tipuri de tranzacții financiare. În mod obișnuit, conținutul lucrării va avea de-a face cu beneficii de un anumit tip, care fie sunt considerate dovada unui transfer de proprietate asupra bunurilor și serviciilor, fie servesc drept bază pentru plata licitației pentru acele produse. Există diferite tipuri de documente de colectare în uz, unele dintre cele mai comune fiind facturile, borderourile și certificatele de asigurare.
Unul dintre cele mai ușor de recunoscut exemple de hârtie de colectare este factura. Acest tip de document este întocmit ca mijloc de identificare a detaliilor de bază legate de o tranzacție financiară, cum ar fi achiziția de bunuri sau servicii. Deși cantitatea de detalii incluse va varia, acest tip de hârtie de colectare va include în mod normal numele și informațiile de contact atât pentru cumpărător, cât și pentru vânzător, o descriere a articolelor achiziționate și suma datorată vânzătorului pentru achiziție.
Diferite tipuri de borderouri sunt, de asemenea, exemple comune ale hârtiei de colectare. Aceasta include un conosament care este adesea pregătit pentru a însoți mărfurile în timpul transportului între un cumpărător și un vânzător. Într-o aplicație similară, facturile de transport aerian sunt, de asemenea, pregătite pentru expedieri care pot implica transport cu avionul, precum și pe calea ferată și alte strategii rutiere. La fel ca o factură, o scrisoare de transport sau un conosament va include date esențiale pentru a se asigura că mărfurile în tranzit sunt identificate corect și că destinația mărfurilor este clar indicată.
Certificatul de asigurare este, de asemenea, un tip de hârtie de colectare. Cu acest document, accentul este adesea pus pe furnizarea de dovezi că un anumit tip de plan de asigurare acoperă un anumit activ. Dovada asigurării este adesea necesară atunci când este vorba de situații de transport atât interne, cât și internaționale și ajută la asigurarea faptului că, în cazul unui eveniment catastrofal, atât interesele cumpărătorului, cât și ale vânzătorului sunt protejate.
O hârtie de colectare de orice fel va conține date care sunt relevante pentru scopul declarat al documentului. Adesea, domeniul real al conținutului va depinde de orice reglementări comerciale guvernamentale care se aplică tipului special de hârtie pregătită. Atunci când redactați o hârtie de colectare, este o idee bună să vă asigurați că documentul este în conformitate cu reglementările comerciale în vigoare, deoarece orice erori sau omisiuni ar putea întârzia finalizarea cu succes a tranzacției implicate.