O achiziție de urgență este una care trebuie făcută pentru a reduce riscul de pierdere a vieții sau a proprietății asociat cu un eveniment neașteptat. În situații de urgență, regulile normale de achiziție pot fi suspendate pentru a permite oamenilor să acceseze bunurile sau serviciile de care au nevoie pentru a atenua imediat situația de urgență. De obicei, aceștia trebuie să trimită documentație care să susțină achiziția, cu informații specifice despre situație, nevoie și vânzătorul care a furnizat în cele din urmă materialele necesare. Examinarea poate determina ulterior că situația nu se califică pentru o gestionare specială.
În circumstanțe convenționale, achizițiile sunt structurate într-un buget. Pentru achiziții majore, trebuie să apară cumpărături comparative sau solicitarea de oferte. Un colegiu, de exemplu, cere oferte de la mai multe companii de instalații sanitare pentru a determina care poate satisface cel mai bine nevoile sale și atribuie un contract celui mai bun. Dacă are loc o urgență la instalații sanitare, cum ar fi o oprire bruscă care amenință să inunde o clădire sau să elibereze deșeuri în campus, colegiul poate ocoli acest proces cu o achiziție de urgență pentru a rezolva problema.
Achiziția trebuie să contribuie direct la rezolvarea rapidă a unei situații de urgență. Angajarea unui instalator pentru a remedia o oprire este permisă, de exemplu, în timp ce plata unei companii de curățare a covoarelor nu poate fi considerată o urgență. Solicitările de a face achiziții de urgență pot fi refuzate dacă problema era prevenibilă sau previzibilă. Un departament de tehnologie a informației, de exemplu, ar trebui să aibă planuri de înlocuire a echipamentelor învechite, împreună cu copii de rezervă pentru defecțiuni de urgență. Dacă nu o face și rețeaua este amenințată, situația de urgență a fost creată din neglijență și este posibil să nu se califice pentru o achiziție de urgență.
De obicei, sunt puse în aplicare protocoale atente pentru a defini și monitoriza achizițiile de urgență. Scopul este de a preveni situațiile în care oamenii folosesc această metodă de ultimă instanță pentru a satisface nevoile de bază. O achiziție de urgență poate fi mai costisitoare, mai ales dacă este legată de un dezastru mai mare decât nevoile imediate ale organizației. Într-un uragan, de exemplu, generatoarele pot deveni extrem de scumpe, iar companiile care trebuie să le cumpere pentru a menține serviciile vor cheltui mai mult decât ar avea prin achiziționarea unui generator în avans pentru a se pregăti pentru situații de urgență.
Formularele speciale de autorizare pot fi folosite pentru o achiziție de urgență. Formularul explică natura situației, definește situația de urgență și oferă o justificare pentru a arăta cum a fost necesară cheltuiala. Un supervizor sau un șef de departament poate avea nevoie să semneze formularul, indicând că acesta a fost revizuit și aprobat. Contabilii cu preocupări pot solicita un audit și pot recomanda activități precum o mai bună planificare a situațiilor de urgență în viitor pentru a preveni astfel de situații să se repete.