Cunoscut și ca fond de numerar mic, un fond de avans este un tip de rezervă de numerar care este rezervat pentru a gestiona cheltuieli minore care pot fi suportate în timpul funcționării zilnice a unei companii. În mod obișnuit, veniturile din acest fond sunt deținute ca monedă și monedă și sunt încredințate unui administrator de fond sau unui casier pentru plăți conform politicilor și procedurilor afacerii. Companiile de toate dimensiunile și tipurile sunt probabil să aibă la îndemână un fel de numerar mic sau fond de avans, făcând posibilă achiziționarea rapidă de rechizite de birou sau alte articole fără a fi nevoie să treacă printr-o procedură oficială de comandă și achiziție.
Structura unui fond de avans este de obicei foarte simplă. O afacere mică poate gestiona acest tip de resursă de afaceri păstrând o rezervă de valută și monede într-un sertar încuiat sau un mic seif la locul de afaceri. Majoritatea firmelor au stabilit limite minime și maxime pentru suma totală de bani care poate fi păstrată în fond în orice moment. Stabilirea acestor limite implică de obicei luarea în considerare a tipului de achiziții care pot fi efectuate folosind resursele fondului, precum și luarea în considerare a prețurilor medii ale acestor tipuri de achiziții.
Ca și în cazul oricărui tip de cont financiar, fondul de avans va fi monitorizat și reconciliat periodic. Reconcilierea necesită de obicei înregistrarea încasărilor pentru orice achiziții efectuate folosind veniturile din fond de la ultima reconciliere, adăugarea oricăror depozite efectuate în fond și apoi compararea soldului contabil al fondului de avans cu numărul fizic al numerarului păstrat în avans. sertar de fond sau seif. În funcție de dimensiunea afacerii, acest tip de reconciliere poate avea loc săptămânal sau bisăptămânal, dar ar trebui să se facă cel puțin lunar.
Există mai multe beneficii în menținerea unui fond de avans. Contul oferă bani care pot fi folosiți pentru achiziționarea de produse esențiale fără a fi nevoie să pregătiți o solicitare, să obțineți un număr de comandă de achiziție și să așteptați ca un cec al companiei să fie tăiat pentru a acoperi achiziția. De exemplu, dacă o afacere mică are nevoie imediat de un cartuş de imprimantă, acel articol poate fi achiziţionat din numerarul găsit în fond, tranzacţia va fi înregistrată, apoi se poate depune o cerere de rambursare prin canalele obişnuite de cumpărare, asigurându-se că fondul primește mai mulți bani care pot fi utilizați pentru o altă achiziție mai târziu.