Există multe tipuri diferite de carduri pe care companiile și corporațiile le folosesc pentru a face achiziții ale companiei. Multe companii au descoperit că cel mai avantajos și mai eficient tip de card de utilizat pentru a face achiziții este cardul de achiziție. Aceste tipuri de carduri sunt oferite angajaților autorizați, cărora li se așteaptă să respecte orice reguli pe care angajatorul lor le-a stabilit în ceea ce privește utilizarea cardului. De cele mai multe ori, cardurile de achiziție sunt folosite ca modalitate de a efectua plata către furnizorii unei companii. Cardurile sunt foarte avantajoase deoarece pot fi configurate cu limite de control angajator și pot ajuta la reducerea costurilor operaționale.
Atunci când companiile își plătesc furnizorii prin proceduri tradiționale de achiziție la plată, de multe ori, compania va plăti mai mult pentru costul procesului sau tranzacției decât articolul sau articolele care sunt achiziționate. Acesta este un mod foarte ineficient de a opera o afacere. Companiile care utilizează carduri de achiziție pot economisi între 55 și 80% din costurile de proces, făcând cardurile de achiziție o modalitate foarte eficientă din punct de vedere al costurilor de a plăti proviziile.
Există un număr mare de furnizori care oferă reduceri companiilor dacă folosesc carduri de cumpărare. Acesta este unul dintre principalele motive pentru care companiile folosesc carduri de achiziție, deoarece acestea le permit să economisească sume importante de bani de mai multe ori pe parcursul perioadei unui an. Deoarece aceste carduri își păstrează evidența prin evidențele online, companiile își pot reduce costurile operaționale prin scăderea numărului de angajați dintr-un departament de conturi de plătit.
Pe măsură ce companiile emit carduri de cumpărare, majoritatea le vor emite cu limite de control angajator. Aceste limite sunt limite pe care angajații cu carduri nu le pot depăși. De cele mai multe ori, limitele vor fi în raport cu cât poate un angajat să încarce de pe card fie zilnic, săptămânal sau lunar. Chiar dacă cardurile de achiziție pot fi configurate cu limite de control angajator, este întotdeauna înțelept să fie revizuit periodic cardul fiecărui angajat; acest lucru ajută la asigurarea faptului că cardurile sunt utilizate într-un mod adecvat.
Cardurile de achiziție pot fi de fapt obținute în formă non-plastică, cum ar fi numerele de cont virtuale. Depinde de nevoile unei afaceri cu privire la tipul de card de cumpărare care va fi cel mai benefic. Înainte ca o companie să înceapă să folosească un card de achiziție, ar trebui să se asigure că furnizorii săi și întreprinderile cu care dorește să facă afaceri acceptă cardurile de achiziție ca formă de plată. Majoritatea companiilor vor accepta cardurile, dar o companie trebuie să-și informeze furnizorii că schimbă metodele de plată. Dacă o afacere nu își informează furnizorii, de cele mai multe ori, furnizorii nu vor accepta un card de cumpărare până când li se acordă autorizația de a face acest lucru.