Sistemele de contabilitate folosesc o serie de registre și jurnale pentru a înregistra și clasifica diferitele tranzacții în care se angajează o afacere. Înregistrările din registru reprezintă tranzacțiile din aceste registre, contabilii etichetându-le de obicei ca intrări de jurnal. Diferitele tipuri de înregistrări în registru le includ pe cele din registre secundare și jurnale. Fiecare dintre aceste două categorii are cărți diferite care dețin tranzacții specifice pentru o referire mai ușoară la un moment dat. Contabilitatea în partidă dublă necesită atât un debit, cât și un credit pentru fiecare înregistrare.
Contabilitatea clasică are două cerințe pe care contabilii trebuie să le respecte întotdeauna atunci când înregistrează tranzacțiile comerciale în registrele contabile. În primul rând, în fiecare înregistrare trebuie să fie un debit și un credit pentru a echilibra ecuația contabilă. În al doilea rând, înregistrările în registru trebuie întotdeauna să aibă ca rezultat active egale cu creanțele împotriva acelor active, indiferent dacă creanțele sunt făcute de părți interesate externe sau de proprietar. Fiecare registru secundar și jurnal trebuie să respecte aceste reguli; în caz contrar, registrele contabile vor fi dezechilibrate. În plus, erorile pot apărea în registre din cauza intrărilor neechilibrate introduse în diferitele conturi contabile.
Registrul general poartă deseori numele de cartea înregistrării originale. Aceasta înseamnă că cifrele agregate din alte registre secundare și jurnale se înregistrează în registrul general. Prin urmare, toate înregistrările din registru care afectează registrele secundare și jurnalele afectează și registrul general. De exemplu, registrele secundare obișnuite includ conturi de plătit, conturi de încasat, salarii și altele. Fiecare dintre aceste registre secundare are propriul grup de intrări în registre, care poartă nume care reprezintă registrele secundare în care sunt înregistrate.
Jurnalele sunt cărți cronologice de înscriere într-un sistem contabil. Aceste reviste au o utilizare oarecum limitată; rețin doar tranzacțiile care se referă la vânzări, achiziții și încasări de numerar, împreună cu plăți de numerar și înregistrări generale. Pe scurt, toate înregistrările din registru se încadrează într-unul dintre aceste jurnale. De exemplu, achiziționarea de stoc are ca rezultat un debit în jurnalul de achiziții și un credit în jurnalul de plăți în numerar. Alte înregistrări intră în jurnal într-un mod similar, menținând echilibrul contabil al companiei.
Contabilii pot înregistra înregistrările contabile pe parcursul lunii în jurnalele respective pentru fiecare tranzacție. Acest lucru asigură că registrele sunt întotdeauna actualizate și că nicio tranzacție nu eșuează să fie înregistrată în jurnal. Diferitele tipuri de înregistrări de jurnal nu contează – vânzări, achiziții, încasări de numerar sau plăți – atâta timp cât sunt exacte și valide pentru registrele contabile.